Wprowadzenie samochodu do firmy - co warto wiedzieć o przekazaniu auta na potrzeby biznesu?

Prowadzisz firmę, w ramach której chciałbyś wykorzystać swój prywatny pojazd? Nie wiesz, czy możesz zaliczyć go do środków trwałych firmy lub w jaki sposób dokonywać amortyzacji?

Poniżej przygotowaliśmy krótki poradnik, z którego dowiesz się:

• kiedy można wprowadzić prywatny samochód do firmy?
• jak rozliczyć koszty samochodu w firmie?
• jak odliczać podatki od wydatków związanych z użytkowaniem samochodu w ramach firmy?

Wprowadzenie samochodu do firmy – kiedy można to zrobić?

Zgodnie z polskim prawem samochód prywatny może być użytkowany w ramach działalności gospodarczej oraz wpisany do środków trwałych firmy, jeśli jest kompletny oraz zdatny do użytkowania. Aby można było go wykorzystać w ramach biznesu, musi on również stanowić własność lub współwłasność podatnika.

Warto także pamiętać o tym, że jeśli pragnie się wprowadzić pojazd do środków trwałych, przewidywany czas eksploatacji do celów związanych z prowadzoną działalnością nie powinien być krótszy niż jeden rok.

Wprowadzenie prywatnego samochodu do ewidencji środków trwałych firmy

Wykorzystanie majątku prywatnego w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest niczym niezwykłym. Takie działanie jest często praktykowane przez przedsiębiorców. W przypadku niektórych sprzętów nie wymaga to specjalnych działań. Na przykład, jeśli w ramach biznesu korzysta się z prywatnej drukarki, bez większych trudności można zaliczyć koszty eksploatacyjne (zakup papieru lub tuszu do drukarki) do kosztów uzyskania przychodu.

Nieco więcej komplikacji pojawia się, gdy chce się wykorzystać pojazd prywatny w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

W przypadku chęci użytkowania pojazdy prywatnego w firmie, trzeba bowiem dokonać pewnych niezbędnych formalności. Pierwszą z nich jest konieczność przygotowania oświadczenia o przekazaniu prywatnego majątku do firmy, by móc wprowadzić go do ewidencji środków trwałych.

W ramach tego dokumentu trzeba wykazać celowość przeniesienia konkretnego majątku (w tym przypadku prywatnego pojazdu) do firmy oraz wykazać, w jaki sposób będzie on od tej pory wykorzystywany.

Równocześnie trzeba ustalić wartość początkową pojazdu. Zazwyczaj do tego celu wykorzystuje się dowód zakupu, którym może być umowa, rachunek lub faktura. Jeśli natomiast nie posiada się takiego dokumentu, pozwalającego wskazać jaka była dokładna wartość początkowa samochodu, wówczas ustala się ją na podstawie cen rynkowych.

Amortyzacja pojazdy w firmie – co warto o tym wiedzieć?

W ramach jednoosobowej działalności gospodarczej można wykorzystywać pojazd prywatny, a także amortyzować go w czasie. Do tego celu należy na samym początku wybrać odpowiednią metodę amortyzacji samochodu prywatnego, wprowadzonego do ewidencji środków trwałych.

Przedsiębiorcy, którzy chcą wykorzystać własny pojazd jako samochód firmowy, mogą zdecydować się na jedną z trzech metod:

• liniową,
• liniową indywidualną,
• liniową przyspieszoną.

Pierwsza z wymienionych, metoda amortyzacji liniowej, jest rozwiązaniem standardowym, na które decyduje się większość przedsiębiorców. W tym modelu wybiera się konkretną stawkę z dostępnego wykazu, czyli – 20% rocznie.

Metoda amortyzacji liniowa indywidualna dotyczy pojazdów prywatnych, które przed zakupem były użytkowane przez okres minimum 6 miesięcy. Wówczas po wprowadzeniu ich do środków trwałych firmy, stosuje się amortyzację z maksymalnie 40-procentową stawką.

Jeśli pojazd jest użytkowany intensywnie, warto skorzystać z trzeciej z wymienionych opcji, czyli amortyzacji liniowej przyspieszonej. Pozwala ona na podwyższenie standardowej stawki z wykazu. Maksymalna stawka w tym przypadku wynosi 28% w skali roku.

Użycie samochodu osobistego jako środka trwałego w firmie – jak rozliczyć koszty, gdy wykorzystuje się prywatny pojazd w firmie?

Kluczową kwestią, jeśli chce się korzystać z prywatnego pojazdu jako środka trwałego związanego z prowadzoną działalnością gospodarczą, jest określenie, jak samochód będzie wykorzystywany. Wpływa to na sposób odliczania VAT oraz kosztów związanych z pojazdem.

Można skorzystać z takiego rozwiązania, jak:

• eksploatacja pojazdu wyłącznie do celów działalności,
• wykorzystanie samochodu do celów prywatnych i firmowych.

W pierwszym z przypadków podatnik ma prawo do odliczenia 100% podatku VAT oraz 100% wydatków eksploatacyjnych, co wymaga jednak zgłoszenia pojazdu do Urzędu Skarbowego na druku VAT-26. W takim modelu niezbędne jest także przygotowanie regulaminu użytkowania samochodu w firmie. Trzeba również pamiętać o obowiązku prowadzenia kilometrówki, która potwierdza, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do celów biznesowych. W innym razie Skarbówka może zakwestionować prawo do pełnego odliczenia VAT i kosztów eksploatacyjnych.

Drugi model, czyli użytkowanie prywatne i biznesowe, pozwala natomiast na odliczenie 50% VAT oraz 75% wydatków poniesionych na eksploatację pojazdu.

Prywatny samochód w ewidencji środków trwałych w firmie – korzyści dla podatnika

Wykorzystywanie prywatnego pojazdu jako środka trwałego w ramach działalności gospodarczej to rozwiązanie korzystne. Dlaczego?

Obecnie prowadzenie biznesu bez korzystania z pojazdu w wielu dziedzinach bywa bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Wprowadzenie prywatnego samochodu do ewidencji środków trwałych to zatem nie tylko korzyść w codziennym funkcjonowaniu dla przedsiębiorcy, ale także szansa na generowanie kosztów, które pozwalają zoptymalizować wysokość podatków do zapłacenia.

Używanie własnego samochodu osobowego jako środka trwałego w jednoosobowej działalności

Do użytkowania pojazdu prywatnego w ramach działalności gospodarczej, jako środka trwałego, trzeba dopełnić kilku formalności. Trzeba być właścicielem lub współwłaścicielem samochodu, nie może być on również aktualnie obiektem umowy leasingowej, a czas wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych musi być dłuższy niż 12 miesięcy.

W wielu przypadkach takie rozwiązanie bywa dla właścicieli jednoosobowych działalności bardzo korzystne. Warto zatem, zanim podejmie się decyzję o zakupie samochodu służbowego, zastanowić się, czy wprowadzenie już posiadanego samochodu osobowego jako środka trwałego do jednoosobowej działalności, nie będzie opcją tańszą i wygodniejszą.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.