Stałe miejsce prowadzenia działalności - najważniejsze informacje dla przedsiębiorców

Podczas rejestrowania firmy, przedsiębiorca musi podać we wniosku wiele danych, by móc rozpocząć prowadzenie własnego biznesu. Jedną z kluczowych informacji jest adres. Często w tej kwestii pojawiają się rozmaite wątpliwości, dotyczące choćby tego, jaki adres do doręczeń podać lub czy trzeba określić stałe miejsce prowadzenia działalności.

Z tego tekstu dowiesz się:

• czym jest stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,
• czy zawsze należy podać miejsca prowadzenia działalności gospodarczej,
• jaki adres musi podać w urzędzie osoba prowadząca jednoosobową działalność, spółkę cywilną i spółkę handlową?

Miejsca prowadzenia działalności gospodarczej – jakie adresy podaje się we wniosku?

Teoretycznie obecnie obowiązujące przepisy prawa nie nakładają na przedsiębiorcę obowiązku podania we wniosku CEIDG tego, jaki adres wybrał na stałą siedzibę działalności gospodarczej (adres stałego miejsca prowadzenia działalności). Ustawa o CEIDG określa jasno, że podczas składania formularza osoba, pragnąca założyć firmę, wpisuje:

• adres do doręczeń,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (jeśli go posiada).

Wiąże się to oczywiście z dynamicznie zmieniającą się sytuacją rynkową. Obecnie stałe miejsce prowadzenia działalności nie jest niezbędne, by dało się realizować obowiązki zawodowe. Niejednokrotnie da się działać również poza jednym konkretnym miejscem świadczenia usług.

Definicja stałego miejsca prowadzenia działalności (kwestia stałości i odpowiednia struktura w zakresie zaplecza personalnego)

Czym w ogóle jest stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej? Definicja znajduje się w ramach rozporządzenia nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011, ustanawiającego środki wykonawcze dla dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Zgodnie z zawartymi w nim zapisami jako stałe miejsce prowadzenia działalności rozumie się dowolne miejsce, które jest inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej danego podatnika. Musi ono przy tym charakteryzować się dwiema cechami:

• wystarczającą stałością,
• odpowiednią strukturą w kwestii zaplecza personalnego i technicznego.

Ma bowiem ono umożliwiać odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb danego stałego miejsca prowadzenia działalności. Oznacza to, że taka lokalizacja ma być nie tylko stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu infrastruktury technicznej i personalnej, ale także przestrzenią realnej realizacji usług.

Warto pamiętać o tym, że jeśli oprócz głównego, stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej dana firma posiada też inne miejsca, gdzie realizuje swoje działania, powinna podać je wszystkie we wniosku.

Stałego adresu prowadzenia działalności nie trzeba podawać, jeśli specyfika danego biznesu zakłada mobilny charakter, bez jednego konkretnego miejsca prowadzenia działań.

Świadczenie usług a adres stałego miejsca prowadzenia działalności w miejscu zamieszkania

Stałym miejscem prowadzenia działalności może być miejsce zamieszkania przedsiębiorcy. Do tego celu da się wykorzystać całe mieszkanie lub dom, bądź tylko wybraną jego część, w drugim przypadku należy określić, jak dużą część planuje się wykorzystywać i w jakim stopniu do celów zawodowych. Dzięki temu organy podatkowe mogą zweryfikować, czy przedsiębiorca w prawidłowy sposób rozlicza wydatki jako koszty prowadzenia działalności.

O stałym miejscu prowadzenia działalności w domu można mówić wtedy, gdy przedsiębiorca posiada tytuł prawny do danego lokalu. Może nim być:

• prawo własności,
• użytkowanie wieczyste,
• dzierżawa,
• najem,
• użyczenie.

W przypadku dzierżawy, najmu lub użyczenia użycie lokalu na potrzeby prowadzenia działalności jest dozwolone na podstawie udzielonej wcześniej zgody jego właściciela.

Co ciekawe, pojawia się też możliwość nieodpłatnego udostępnienia lokalu – dotyczy to sytuacji, gdy osoba udostępniająca lokal do celów prowadzenia działalności gospodarczej należy do najbliższej rodziny i taka forma nie stawia przed przedsiębiorcą żadnych, dodatkowych obowiązków.

Adres stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej a obowiązki rejestracyjne VAT

Ustawa VAT nieco inaczej określa siedzibę osoby fizycznej, która zajmuje się prowadzeniem działalności gospodarczej. W tym przypadku definicja głosi, że jest to miejsce, w którym podejmuje się najważniejsze decyzje w zakresie zarządzania firmą.

Jeśli zatem przedsiębiorca nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności, we wniosku VAT-R powinien podać adres zamieszkania, czyli przestrzeń, skąd de facto zarządza swoim biznesem.

Adres prowadzenia działalności gospodarczej a różne formy biznesu – jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna i spółka handlowa

Powyżej określiliśmy dokładnie, jaki adres miejsca prowadzenia działalności gospodarczej powinna podać osoba fizyczna, prowadząca jednoosobową firmę.

A jak jest w przypadku spółek cywilnych i handlowych?

Gdy zakłada się spółkę cywilną, we wniosku RG-OP, składanym do urzędu statystycznego, by otrzymać numer REGON, podaje się adres prowadzenia działalności spółki. Musi być on zgodny z adresem podanym w formularzu VAT-R, dostarczanym do odpowiedniego urzędu skarbowego. Adresem miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej może być natomiast adres siedziby biura rachunkowego.

Z kolei w przypadku spółek handlowych, wpisanych do KRS, w formularzu podaje się adres siedziby spółki oraz adres prowadzenia działalności, jeśli jest inny niż adres siedziby. Adres siedziby (miejsce prowadzenia działalności gospodarczej) umieszcza się także na rachunkach i fakturach (deklaracja VAT-R).

Najważniejsze informacje o stałym miejscu prowadzenia działalności gospodarczej

Podsumowując, nie w każdym przypadku przedsiębiorca jest zobowiązany do podania w formularzach rejestracyjnych stałego miejsca prowadzenia działalności i świadczenia usług. Jeśli jednak specyfika jego biznesu zakłada realizowanie zadań w danej przestrzeni, wyróżniającej się wystarczającą stałością i odpowiednią strukturą, wówczas należy zadbać o to, by właściwy adres znalazł się zarówno w dokumentach potrzebnych do założenia firmy, ale też na wszystkich innych formularzach, wnioskach.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.