Sprawozdania finansowe online dla spółek – jak złożyć je w KRS?

Wróć do listy artykułów

Firmy w naszym kraju mają rozmaite obowiązki sprawozdawcze. Jednym z nich jest konieczność przygotowywania i przesyłania do urzędu rocznych sprawozdań finansowych online, które opisują kondycję przedsiębiorstwa. Jeśli nie zadba się o przygotowanie ich i złożenie w terminie w KRS można narazić się na poważne konsekwencje.

Z tego tekstu dowiesz się:

• które spółki muszą składać sprawozdanie finansowe w KRS,
• jak przygotować sprawozdanie finansowe online, by odpowiadało przepisom,
• jak krok po kroku złożyć sprawozdanie finansowe elektronicznie do KRS.

Sprawozdanie finansowe – czym jest i z czego się składa?

Roczne sprawozdanie finansowe stanowi jeden z najważniejszych dokumentów finansowych sprawozdawczych, do którego przygotowania są zobowiązani przedsiębiorcy, którzy za formę ewidencji firmowych rozliczeń przyjęli pełne księgi rachunkowe. Oznacza to zatem, że taki obowiązek może spoczywać zarówno na wspólnikach spółek kapitałowych i osobowych, jak i na osobach prowadzących jednoosobową działalność, które samodzielnie podjęły decyzję o przejściu na pełną księgowość.

Sprawozdanie finansowe należy przygotować na koniec każdego roku obrotowego w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych. W większości przypadków rok obrotowy w przedsiębiorstwach pokrywa się z rokiem kalendarzowym, co znacząco ułatwia określenie terminów przygotowania, podpisania i złożenia sprawozdania finansowego.

Formę sprawozdania regulują przepisy ustawy o rachunkowości. Zgodnie z nimi taki dokument musi zawierać m.in.:

• nazwę i siedzibę firmy,
• wskazanie właściwego sądu lub innego organu prowadzącego rejestr, odpowiedniego dla danego podmiotu,
• wskazanie czasu trwania działalności jednostki (gdy jest ograniczony),
• określenie okresu, który obejmuje sprawozdanie finansowe,
• doprecyzowanie, czy sprawozdanie finansowe stworzono z założeniem kontynuowania działalności przez daną jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości,
• omówienie przyjętych zasad polityki rachunkowości.

Dodatkowo, do sprawozdania finansowego dodaje się szereg innych dokumentów, których listę przedstawimy poniżej.

Obowiązek przygotowania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego – na kim spoczywa?

O ile przygotowaniem rocznego sprawozdania najczęściej zajmuje się biuro księgowe, prowadzące księgi rachunkowe firmy, o tyle obowiązek złożenia sprawozdania, zgodnie z ustawą o rachunkowości, spoczywa na kierowniku danej jednostki.

Tę rolę mogą pełnić członkowie zarządu w spółkach z o.o., komplementariusze prowadzący działania firmy w spółkach komandytowych i komandytowo-akcyjnych, wspólnicy spółek jawnych, cywilnych i partnerskich, a także likwidatorzy, syndycy i inni zarządcy w postępowaniu upadłościowym.

Sprawozdanie wymaga potwierdzenia przy pomocy podpisu kwalifikowanego bądź zatwierdzenia profilem zaufanym przez kierownika jednostki. Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wówczas sprawozdanie mogą podpisać wszystkie uprawnione osoby lub co najmniej jedna, jeśli pozostali złożą pisemne oświadczenie, że spełnia wymogi przewidziane w ustawie lub pisemnie odmówić złożenia takiego oświadczenia.

Kto musi, a kto nie musi składać sprawozdania finansowego do KRS?

Nie wszystkie podmioty zobowiązane do składania sprawozdania finansowego rocznego muszą przesłać je do Krajowego Rejestru Sądowego. Wyjątkiem od tej zasady są choćby podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy wybrali pełne księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania wpływów i wydatków w swojej firmie.

Sprawozdania finansowego nie muszą też składać spółki jawne i partnerskie (prowadzące księgi rachunkowe), jeśli przychody netto spółki w ostatnim roku obrotowym nie osiągnęły 2 000 000 euro. Takie firmy składają tylko oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Kto musi zatem przesłać sprawozdanie do KRS? Taka konieczność dotyczy jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (dotyczy emitentów papierów wartościowych). Takie podmioty mają obowiązek przygotować i podpisać sprawozdanie do 3 miesięcy liczonych od końca roku obrotowego, następnie zatwierdzić je do 6 miesięcy od końca roku obrotowego oraz złożyć je w formie elektronicznej w ciągu 15 dni od momentu zatwierdzenia. Co istotne, w 2022 roku składanie sprawozdań do KRS zostało przedłużone o 3 miesiące, zgodnie z przepisami, które przygotowało Ministerstwo Finansów.

Składanie sprawozdania finansowego online dla rejestru przedsiębiorców KRS – jakie dokumenty trzeba przygotować?

Przygotowanie i złożenie sprawozdania finansowego w formie elektronicznej oznacza, że taki dokument należy odpowiednio opracować, by spełniał restrykcyjne normy i standardy. W tym przypadku mamy bowiem do czynienia z dokumentem ustrukturyzowanym, w prawidłowym formacie, dla którego wzorce można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.

Sprawozdanie finansowe – w narzuconym formacie XML

Sprawozdanie finansowe, zgodnie z obowiązującym prawem, musi być zapisane w formacie XML i wyróżniać się ściśle określoną strukturą. By można było dodać je do wniosku na stronie KRS, wszystkie składowe sprawozdania, w tym bilans, rachunek zysków i strat, informacje dodatkowe, ma to być jeden plik XML, zgodny ze schematem XSD, który opisuje strukturę danych w sprawozdaniu.

Przed przystąpieniem do podpisywania, warto sprawdzić, czy utworzony plik jest poprawny. Można to zrobić, wykorzystując aplikacje do walidacji plików XML, bądź od razu przygotować go w bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe, dostępnej m.in. dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS. Taki plik zostanie utworzony we właściwym formacie i będzie zgodny z wymaganymi strukturami logicznymi.

Po zweryfikowaniu poprawności formatu, dokument należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym, przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki.

Inne dokumenty bez narzuconego formatu – złożenie sprawozdania finansowego do KRS

Do wniosku składanego do rejestru KRS razem ze sprawozdaniem składa się też inne dokumenty, które nie muszą mieć jednak ustrukturyzowanej, narzuconej formy. Wciąż wymagają one jednak formy elektronicznej – czyli zapisania w pliku (tekstowym, graficznym, mieszanym) umożliwiającym zapisanie i odczytanie danych z pomocą programu komputerowego. Można na przykład zapisać je w formacie PDF.

Do tej kategorii zaliczają się m.in.:

• skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
• sprawozdanie z działalności,
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,

• opinia biegłego rewidenta lub sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego z działalności,
• sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
• sprawozdanie z działalności jednostki dominującej.

Takie dokumenty podpisuje się również podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.

W końcu do sprawozdania dołącza się też:

• uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego sprawozdania finansowego rocznego,
• uchwałę o podziale zysków lub pokryciu strat,

które nie wymagają formy elektronicznej. Można zatem dołączyć zarówno pliki elektroniczne, podpisane jak powyższe dokumenty, lub skany wydrukowanych uchwał, podpisanych ręcznie podpisem osobistym.

Składanie rocznego sprawozdania elektronicznie w KRS krok po kroku

Firmy wpisane do KRS mają obowiązek składać sprawozdanie elektronicznie. Do tego celu niezbędne jest założenie profilu na portalu eKRS, administrowanego przez Ministerstwo Sprawiedliwości.

Jak i gdzie złożyć sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej i pliki dołączone do sprawozdania finansowego?

Zgłoszenia mogą dokonać sami kierownicy jednostek lub wyznaczeni przez nich pośrednicy. Istnieją dwa sposoby złożenia sprawozdania finansowego do KRS.

Można bowiem przesłać dokumenty:

• do Repozytorium Dokumentów Finansowych (rozwiązanie bezpłatne),
• przez system S24 (opłata 140 zł).

Bezpłatne składanie sprawozdań finansowych jest możliwe dla przedsiębiorców wpisanych do KRS, jeśli zostali zgłoszeni do reprezentowania firmy, a ich numer PESEL został ujawniony w KRS. W innym przypadku mogą skorzystać z usług profesjonalnego pełnomocnika.

Płatne zgłoszenie dotyczy najczęściej sytuacji, gdy zgłoszenie składa:

• osoba uprawniona do reprezentacji, której PESEL nie został ujawniony w KRS,
• pełnomocnik, którego numer PESEL nie został ujawniony w KRS.

Jak dokonać zgłoszenia? Wszystkie podpisane we właściwy sposób dokumenty załącza się do formularza zgłoszenia do RDF, dostępnego po zalogowaniu się na stronie eKRS. Jeśli zgłoszenie ma podpisać kilka osób, mogą skorzystać z podpisów kwalifikowanych lub profili zaufanych. Jeżeli jednak w zgłoszeniu znajdzie się choć jeden niepodpisany dokument, wówczas należy podpisać zgłoszenie tylko podpisem zaufanym, co pozwoli automatycznie podpisać niepodpisane załączniki.

System sam wskazuje osoby, które mogą podpisać zgłoszenie, by przeprowadzić czynność w trybie bezpłatnym. Po podpisaniu zgłoszenia pozostaje tylko kliknięcie przycisku: „Wyślij do Repozytorium”.

Konsekwencje niezłożenia rocznego sprawozdania finansowego w formie elektronicznej do KRS

Złożenie e-Sprawozdania to obowiązek wszystkich podatników, którzy prowadzą pełną księgowość. Niedotrzymanie terminu, niezłożenie sprawozdania bądź złożenie dokumentów z nierzetelnymi danymi może stanowić podstawę do ukarania zarządu firmy i kierownika jednostki. Grozi im kara grzywny lub nawet pozbawienia wolności do 2 lat.

Warto zatem dokładnie poznać przepisy oraz sprawdzić obowiązujące terminy, by przekazać wszystkie dokumenty do KRS w odpowiednim czasie i formie.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.