Przedawnienie faktury VAT - podstawowe informacje dla przedsiębiorców

Problemy z terminowym otrzymywaniem płatności za zrealizowane usługi i dostawy dotyczą ponad połowy polskich przedsiębiorców, którzy często przez długie miesiące dopominają się o należne im pieniądze za konkretną fakturę.

Warto pamiętać, że również w przypadku domagania się roszczeń istnieją pewne daty, których trzeba się trzymać, aby nie zostać bez pieniędzy. Czy możliwe jest przedawnienie faktury VAT? Czego ono dotyczy i czy można się przed nim uchronić?

Przedawnienie faktury VAT – na czym polega?

Faktura VAT jest dokumentem, który potwierdza daną transakcję, wynikającą z umowy między dwoma kontrahentami. Pojawiają się na niej konkretne dane, wymagane przepisami prawa. Zalicza się do nich choćby datę wystawienia faktury oraz datę płatności. Nie ma na niej jednak informacji o ważności faktury.

Sama faktura nie może bowiem ulec przedawnieniu i pozostaje ważna przez cały czas. Może jednak dojść do przedawnienia roszczeń z tytułu danej faktury. Wówczas odzyskanie pieniędzy od nierzetelnych kontrahentów przez osoby prowadzące działalność gospodarczą staje się znacznie trudniejsze. Kiedy zatem roszczenia ulegają przedawnieniu i jakie niesie to konsekwencje dla przedsiębiorców?

Nowelizacja przepisów kodeksu cywilnego – co się zmieniło?

Termin przedawnienia roszczeń został precyzyjnie określony w nowelizacji przepisów Kodeksu cywilnego z roku 2018, która wprowadziła zmianę w obowiązującym wcześniej terminie przedawnienia.

Pojawiły się zatem nowe terminy przedawnienia długów, dotyczących działalności gospodarczej, w tym zwłaszcza umów sprzedaży, świadczenia usług na ostatni dzień roku kalendarzowego, na który przypada przedawnienie.

Termin przedawnienia roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej

Jaki jest zatem obecnie termin przedawnienia? Podstawowy termin przedawnienia roszczeń w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wynosi dwa lata. Dotyczy to choćby klasycznych umów sprzedaży lub umów o dzieło.

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego termin 2 lat jest liczony od dnia, który następuje po dniu płatności podanym na fakturze. Jeżeli takiej daty nie podano na dokumencie, wówczas okres dwóch lat oblicza się od dnia wystawienia faktury.

Terminy przedawnienia roszczeń mogą być jednak inne. W dużej mierze zależy to od branży, w której prowadzona jest działalność gospodarcza.

Roszczenia z tytułu umowy związanej z pracami budowlanymi ulegają przedawnieniu po czasie dłuższym. Kodeks cywilny określa, że wynosi on aż 3 lata. Podobny termin wyznaczono, jeśli chodzi o roszczenia okresowe, które mają charakter powtarzalny. Taki sam termin przysługuje w stosunku do roszczeń z tytułu umów najmu lub umów dzierżawy. Z kolei roszczenia związane z branżą transportową przedawniają się znacznie szybciej, bo raptem po 1 roku.

Co w praktyce oznacza przedawnienie roszczenia?

Przedawnienie roszczenia oznacza, że dłużnik może uniknąć uregulowania zobowiązania. Dlaczego zatem wprowadzono takie rozwiązanie? Kodeks cywilny reguluje tę kwestię i zakłada, iż wierzyciel powinien skorzystać z dostępnych dla niego rozwiązań do dochodzenia należności w wyznaczonym mu terminie.

Co jeśli nie zajmie się tą kwestią w podanych wcześniej terminach, a dłużnik skorzysta z zarzutu przedawnienia? Wówczas wierzyciel nie będzie mógł skutecznie dochodzić swoich praw przed sądem, co w praktyce znacznie zmniejszy szansę na odzyskanie należnych pieniędzy.

Zawieszenie biegu przedawnienia

Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego przedawnienie roszczeń zaczyna swój bieg, gdy roszczenie stało się wymagalne, czyli w chwili gdy można było dochodzić jego spełnienia. Trzeba jednak sprawdzić, czy w danej sytuacji nie doszło do zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia.

Do zawieszenia biegu terminu przedawnienia dochodzi choćby w przypadku roszczeń między członkami rodziny (dziećmi a rodzicami lub współmałżonkami) oraz przy roszczeniach, których, z powodu sił wyższych, nie można dochodzić przed sądem.

Przerwanie biegu przedawnienia zachodzi natomiast, w chwili gdy na przykład zostanie wniesiony do sądu pozew lub zostanie podjęta próba windykacji polubownej.

Jeśli zatem zbliżają się terminy przedawnienia roszczeń, warto zawrzeć choćby ugodę z dłużnikiem, na mocy której uzna on ich zasadność. Wówczas nie dojdzie do przedawnienia roszczeń.

Przedawnienie roszczenia a kwestia długu

Na koniec warto jeszcze wspomnieć o istotnej kwestii. O ile roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej ulegają przedawnieniu, a terminy przedawnienia jest ściśle określony przez Kodeks cywilny, to po upływie wyznaczonego czasu nie znika bynajmniej dług.

Okazuje się bowiem, że o ile nie można już niekiedy dochodzić swoich praw przed sądem, to wciąż utrzymuje się prawo do negocjacji z dłużnikiem lub podejmowania różnych prób na odzyskanie należności.

Sposobem na zdyscyplinowanie nierzetelnych płatników może być na przykład wpisanie ich do Krajowego Rejestru Długów. Jest to informacja dla innych kontrahentów o kondycji danej firmy, co przekłada się na decyzję o podjęciu lub rezygnacji ze współpracy. Dodatkowo taki wpis jest niezmiernie ważny dla banków, firm faktoringowych i leasingowych, które mogą uznać współpracę z takim klientem za zbyt ryzykowną.

Skuteczne egzekwowanie długów a termin przedawnienia zgodny z przepisami Kodeksu cywilnego

Terminy przedawnień są ściśle określone w Kodeksie cywilnym. Warto je dokładnie poznać, by mieć świadomość, jak długo w danej branży można walczyć o swoje prawa i pieniądze przed sądem.

Najlepszym rozwiązaniem jest jednak dbanie o kwestie terminowych płatności od samego początku. Świetnie sprawdza się windykacja automatyczna, czyli wiadomości wysyłane regularnie do nieterminowych płatników. Często bowiem brak wpłaty nie oznacza złej woli, a wyłącznie wynika z zapomnienia o dokumencie.

Jeśli jednak ma się do czynienia z kontrahentem, który świadomie uchyla się od płatności, należy działać sprawnie i pilnować terminów, by nie dopuścić do przedawnienia, gdyż wówczas wyegzekwowanie ciężko zarobionych pieniędzy może się okazać znacznie trudniejsze.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.