Znajdź swoje biuro księgowe oferujące usługi rachunkowe

 
 
 
 
Strona główna > Aktualności > Praca zdalna w księgowości - nowe możliwości

Dodano 2020-07-19 (komentarzy 0)

Praca zdalna w księgowości - nowe możliwości

Wróć do listy artykułów
Praca zdalna w księgowości - nowe możliwości

Lata doświadczeń przyzwyczaiły przedsiębiorców i biura księgowe do tego, że współpraca opiera się na fizycznych kontaktach. Trwa to do tej pory. Osoby zatrudniające zewnętrznego księgowego w każdym miesiącu odwiedzają jego biuro, dowożąc wszystkie potrzebne dokumenty.

Nie jest to jednak jedyny sposób działania. Coraz częściej stawia się bowiem na modele współpracy takie, jak zdalna obsługa księgowa. Przydało się to szczególnie w ostatnich miesiącach.

Czym jest zdalna obsługa księgowa i czy to rozwiązanie się naprawdę opłaca? Tego dowiecie się z dzisiejszego artykułu.

Co daje biurom rachunkowym i przedsiębiorcom praca zdalna w księgowości?

Kilka miesięcy temu niemal całą gospodarkę dotknął lockdown wywołany epidemią koronawirusa. Fabryki zaprzestały produkcji, w wielu zakładach oddelegowano pracowników do domu, ograniczając do zupełnego minimum kontakty międzyludzkie.

W tej sytuacji niezmiernie korzystnym rozwiązaniem okazała się zdalna księgowość. Polega ona na wykorzystaniu nowoczesnych rozwiązań informatycznych.

Systemy i oprogramowanie wykorzystuje się do przesyłania dokumentacji oraz obiegu informacji w trybie online. Nie ma zatem konieczności spotykania się bezpośrednio – wszystko odbywa się za pośrednictwem Internetu.

Co zyskuje się dzięki prowadzeniu takich działań? Zanim przejdziemy do przedstawienia korzyści, które otrzymuje biuro księgowe, skupmy się przez chwilę nad tym, co to oznacza dla przedsiębiorcy.

Podstawową zaletą dla klienta jest oczywiście oszczędność czasu, potrzebnego przy standardowym modelu na dojazd do księgowego. Równocześnie wszelkie dokumenty dodaje się w najbardziej optymalnym dla klienta momencie, nie ma zatem potrzeby dostosowywania się do godzin, w których biuro księgowe jest otwarte. A to oznacza spore oszczędności czasu oraz niejednokrotnie również pieniędzy.

A jaką korzyść praca zdalna w księgowości przynosi osobie prowadzącej rozliczenia? Biuro księgowe przede wszystkim znajdzie w tym modelu solidną oszczędność czasu oraz wygodę. Za pośrednictwem nowoczesnych, stale aktualizowanych programów, można szybko i sprawnie wykonywać rozliczenia podatkowe, prowadzić kadry i płace oraz wyliczać składki do ZUS.

Oprogramowanie pozwala zatem uprościć i zoptymalizować pracę biura rachunkowego w różnych aspektach. Przede wszystkim zalicza się do nich:

  • komunikację z klientem,
  • obieg dokumentów,
  • wystawianie faktur za świadczone usługi,
  • archiwizację dokumentów.

Oznacza to zdecydowanie usprawnienie wykonywania codziennych obowiązków, mniejsze ryzyko popełnienia błędu przy przepisywaniu danych oraz efektywniejsze wykonywanie wszelkich zadań.

Wielkim wsparciem, które dodatkowo poprawia komfort i skuteczność pracy, są choćby praktyczne programy OCR, wykorzystywane już teraz przez niejedno biuro rachunkowe. Automatycznie czytają one dane z przesłanych dokumentów. Niektóre rozwiązania są obecnie również wyposażane w funkcję samouczenia, co sprawia, że z czasem radzą sobie z odczytywaniem konkretnym elementów coraz sprawniej. Oznacza to zdecydowanie mniej mozolnych obowiązków, przy zachowaniu maksymalnego bezpieczeństwa.

Systemy tego typu, zwłaszcza te w trybie abonamentowym, dbają o świadczenie usług na najwyższym poziomie. Dzięki temu wprowadza się w nich na bieżąco aktualizacje oraz dostosowuje program i funkcje do zmieniających się przepisów prawa.

Dla obu stron wykorzystanie nowoczesnego systemu zdalnej pracy księgowej oznacza także najwyższy stopień bezpieczeństwa. Rozwiązania tego typu mają bowiem szereg zabezpieczeń, a nad ochroną danych czuwają cały czas specjaliści od cyberbezpieczeństwa.

Biuro rachunkowe a klient – jak wygląda współpraca w systemie zdalnym?

Na czym zatem polegają działania przy pracy zdalnej? Klient wprowadza do systemu wszystkie potrzebne dokumenty. Na ich podstawie księgowość dokonuje rozliczenia, a informacje o podatkach lub składkach ZUS do zapłaty wysyła do klienta poprzez SMS lub email. Klient może dokonać płatności przez konto internetowe. Po każdym miesiącu rozliczeniowym biuro księgowe wystawia za pośrednictwem systemu fakturę dla klienta. W razie nieterminowych płatności oprogramowanie ma funkcję wysyłania przypomnień.

Praca zdalna księgowość – sposób na wygodę i optymalizację po obu stronach

Nowoczesne technologie oddziałują coraz mocniej na codzienne funkcjonowanie w różnych aspektach życia. Stają się obecnie głównym motorem napędowym gospodarki, prowadząc do optymalizacji szeregu obowiązków i procesów.

Również w przypadku księgowości oprogramowanie informatyczne staje się sposobem na usprawnienie codziennej pracy. Wykorzystanie pracy zdalnej w biurze rachunkowym dla wielu może być wyzwaniem, które jednak naprawdę się opłaca.

Cyfryzacja obiegu dokumentów i komunikacji przyspiesza wykonywanie poszczególnych zadań, a przy tym zmniejsza ryzyko popełnienia błędu. Równocześnie stanowi szansę na znaczącą oszczędność czasu i pieniędzy. Warto zatem rozważyć taki model w swojej firmie (dla przedsiębiorców i księgowości) – nie tylko w dobie pandemii koronawirusa.

 

Komentarze:

Aby dodać komentarz zaloguj się na swoje konto