Pełna księgowość w chmurze - najważniejsze informacje dla firm

Wielu przedsiębiorców szuka skutecznych sposobów na optymalizację codziennej pracy, która przełoży się na usprawnienie działań, skrócenie czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań, a także przyniesie solidne oszczędności finansowe.

Jednym z takich rozwiązań dla firm jest wykorzystanie nowoczesnych narzędzi informatycznych. Cyfryzacja przedsiębiorstwa staje się coraz powszechniejsza. Dotyczy już nawet takich obszarów jak pełna księgowość w chmurze. Czy to na pewno wygodne i bezpieczne rozwiązanie? O tym napiszemy poniżej.

Dwa oblicza prowadzenia nowoczesnej księgowości – programy pudełkowe i księgowość w chmurze

W zasadzie prawie wszystkie biura rachunkowe korzystają z jakiejś wersji oprogramowania księgowego do prowadzenia rozliczeń firmy – nie ma w tym nic nowatorskiego. Obecnie jednak zarysowuje się coraz mocniejszy podział na dwie kategorie produktów księgowych. Do prowadzenia ksiąg i rozliczeń można bowiem używać:

• programy pudełkowe,
• systemy księgowe w chmurze.

Pierwsze z rozwiązań polega na zakupieniu programu w sklepie stacjonarnym lub online. Instaluje się go na konkretnym stanowisku pracowniczym. Po stronie kupującego jest wybór i wdrożenie programu na odpowiedniej ilości komputerów oraz dbanie o regularne aktualizowanie produktu księgowego.

Oprogramowanie chmurowe nie wymaga instalacji na stanowisku komputerowym własnej kopii rozwiązania. Nie trzeba zatem utrzymywać rozbudowanej infrastruktury. Jeśli chce się wdrożyć opcję taką, jak pełna księgowość w chmurze, dostęp do wszystkich danych ma się z poziomu komputera lub urządzenia mobilnego. Dodatkowo nie ma potrzeb martwić się o aktualizacje – są one przeprowadzane na bieżąco, uwzględniając wszystkie zmiany w przepisach oraz kwestie bezpieczeństwa informacji.

Nowoczesna i pełna księgowość w chmurze – co daje oprogramowanie online?

Rozwiązania w chmurze dla księgowości składają się z różnych modułów. Dzięki temu można łatwo dopasować produkt do konkretnych oczekiwań odbiorcy. Taki model działania sprzyja wprowadzaniu zmian i rozbudowywaniu dostępnych opcji, które rozwijają się wraz ze wzrostem firmy lub zmianą zakresu jej potrzeb.

W niektórych programach łączy się nawet moduł księgowy z bardziej rozbudowanymi systemami, na przykład typu ERP, dzięki którym sprawniej zarządza się przypływem wszystkich danych lub produktów w przedsiębiorstwie. Wspólna baza danych, dostępna online dla wszystkich upoważnionych pracowników, usprawnia działania, ogranicza czas potrzebny na realizację zadań oraz minimalizuje ryzyko popełnienia błędów.

Jakie narzędzia są dostępne, jeśli zastosuje się taką opcję, jak pełna księgowość w chmurze, prowadzoną przez nowoczesne biura rachunkowe? Do podstawowych funkcjonalności takich rozwiązań zalicza się:

• prowadzenie pełnej księgowości,
• generowanie deklaracji podatkowych,
• import faktur VAT, VAT marża i innych,
• wystawianie faktur VAT, VAT marża i innych,
• prowadzenie kadr i płac,
• prowadzenie i kontrola stanów magazynowych,
• kontrolowanie i składanie zamówień.

Program do księgowości online – integracja ze sklepem e-commerce

Opisany powyżej szeroki zakres możliwości, oferowanych przez szereg nowoczesnych programów do księgowości, sprawdza się nie tylko w przypadku sklepów stacjonarnych, ale również przy e-commerce.

W sklepach online można wręcz korzystać z systemu, który integruje panel księgowy ze stroną sprzedażową, przez co oszczędza się czas, usprawnia przepływ informacji i obniża koszty działalności, przy uzyskaniu znaczącej przewagi konkurencyjnej nad rywalami z branży.

Pełna księgowość w chmurze – dlaczego warto z niej korzystać?

Przedsiębiorcy coraz chętniej decydują się na przejście z tradycyjnych programów do księgowości na pełną księgowość w chmurze. Takie rozwiązanie przekonuje też biura księgowe. Dlaczego powinno się z niej korzystać?

Przede wszystkim jest to model działania najlepiej odpowiadający funkcjonowaniu nowoczesnego biznesu. Zwiększa skuteczność, skraca czas potrzebny na wykonanie rozmaitych czynności, a także poprawia przepływ i dostęp do kluczowych danych.

Pracownicy nie są ograniczeni do stacjonarnego stanowiska pracy. Mogą logować się do programu na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu, z dowolnego miejsca na ziemi. Usprawnia to przekazywanie wiadomości, poprawia komfort pracy oraz przyspiesza podejmowanie kluczowych decyzji biznesowych.

Pełna księgowość w chmurze, zwłaszcza w przypadku narzędzi zintegrowanych z innymi modułami, pozwala na automatyzację procesów i szybsze reagowanie na zmieniające się potrzeby rynku, a to pomaga lepiej odpowiadać na oczekiwania konsumentów.

W wielu przypadkach księgowość w chmurze jest nie tylko wygodniejsza, ale też tańsza. Zazwyczaj programy pudełkowe kosztują więcej i wymagają regularnych dopłat za kolejne aktualizacje, o czym nie muszą myśleć osoby korzystające z chmury, gdyż płacą po prostu co miesiąc opłatę abonamentową.

Warto pamiętać o kwestii stałego dostępu do najnowszej wersji programu, co pozwala uniknąć problemów w rozliczeniach lub trudności w nadążaniu za nieustannie zmieniającymi się przepisami.

Jeśli wykorzystuje się programy online do księgowości, zyskuje się również bezpieczeństwo danych osobowych klientów oraz wszelkich informacji finansowych firmy. Podczas każdego połączenia stosuje się szyfrowanie (technologia SSL), co minimalizuje ryzyko przejęcia danych.

Dodatkowo firmy, tworzące oprogramowanie online dla księgowości stosują rozbudowane systemy zabezpieczeń przed cyberprzestępcami, dzięki czemu dane są znacznie lepiej chronione niż na zwykłym komputerze w biurze księgowym.

Programy do księgowości online zapewniają zatem pełniejszą ochronę wszystkich danych osobowych oraz innych wrażliwych informacji, które przechowują w nich przedsiębiorcy lub biura księgowe. Pomoc i wsparcie w razie jakichkolwiek problemów uzyskuje się też od razu – dba o to grono doświadczonych specjalistów, który cały czas czuwają nad poprawnością działania oprogramowania. Bezpieczeństwo biznesu jest zatem pełne i w dobrych rękach.

Nowoczesna firma a pełna księgowość w chmurze – wykorzystanie oprogramowania dla księgowości online w biznesie

Użycie nowoczesnych technologii usprawnia działanie przedsiębiorstw, automatyzuje wiele czynności (w tym obieg dokumentów), pozwala na ograniczenie kosztów, bez konieczności obniżania jakości oferowanych usług. Prowadzi to do lepszego zarządzania całym przedsiębiorstwem, usprawnienia przepływu towarów i informacji. W efekcie zyskuje się nie tylko niższe koszty stałe, ale też większe bezpieczeństwo, wysoką satysfakcję i zaufanie klientów, która stanowi przecież wartość nadrzędną.

Oprogramowanie księgowe online to olbrzymia wygoda na co dzień oraz krok w stronę nowoczesnej firmy, sprawnie wykorzystującej narzędzia cyfrowe do poprawy konkurencyjności na trudnym rynku.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.