9 pomysłów na optymalizację kosztów w firmie

Wróć do listy artykułów

Bez względu na wielkość firmy każdy przedsiębiorca zawsze dąży do tego, by jak najbardziej obniżyć koszty. Dzięki temu ma szansę na usprawnienie procesów toczących się w firmie, a także na poprawę jej sytuacji finansowej, zwiększenie płynności a niekiedy nawet podniesienie zysków.

Oszczędności w firmie powinny być jednak wprowadzane racjonalnie i po dokładnym zapoznaniu się z jej kondycją. Czym innym jest bowiem optymalizacja kosztów firmy niż obniżenie jakości świadczonych usług lub produkowanych towarów, wynikające z drastycznego ograniczenia wydatków. To drugie działanie w wielu przypadkach zamiast korzyści, finalnie przynosi straty.

Jak obniżyć koszty w firmie? Co zrobić, żeby wydawać mniej i wciąż pozyskiwać nowych, zadowolonych klientów? Poniżej prezentujemy 9 pomysłów na to, jak może wyglądać rozsądna optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie, które najpewniej niepotrzebnie ponosisz każdego dnia.

1.    Finanse zawsze pod kontrolą – znikające pieniądze a optymalizacja kosztów

W wielu przypadkach znacząca część wydatków przedsiębiorstwa wynika z nieodpowiedniego zarządzania finansami. Chętnie korzysta się z firmowych kart płatniczych lub kredytowych, kupuje się rozmaite przedmioty lub usługi, które nie zawsze są tak naprawdę potrzebne.

Rozsądne prowadzenie firmy i wprowadzenie do niej redukcji kosztów trzeba zatem zacząć od wyrobienia w sobie nawyku kontrolowania codziennych wydatków. Może się bowiem okazać, że pozornie drobne zakupy, jak robienie zapasów materiałów biurowych, kupowanie przekąsek itp., generują gigantyczne wydatki w skali roku. Wprowadzenie racjonalnego zarządzania finansami oraz odpowiednie gospodarowanie zapasami naprawdę się sprawdza.

2.    Zmniejszenie wydatków na biuro – realna optymalizacja kosztów w firmie

Dla większości przedsiębiorców największym kosztem związanym z prowadzeniem działalności jest utrzymanie biura. Wynajem przestrzeni, zwłaszcza w centrach dużych miast, potrafi generować olbrzymie koszty.

W tym przypadku trzeba znaleźć złoty środek. Zdarza się bowiem, że wiele firm wynajmuje zbyt duże biura, które nie do końca są im potrzebne. Warto zatem sprawdzić, czy na przykład w innej lokalizacji nie ma ciekawszych ofert. Niekiedy przeprowadzka raptem o kilka przecznic potrafi zrobić wielką różnicę, a nawet podnieść komfort codziennej pracy.

W niektórych sytuacjach, jeśli szuka się zdecydowanego sposobu na redukcję kosztów, warto rozważyć co-working i wynająć miejsce do pracy w przestrzeni dzielonej przez wiele firm. Koszt biurka przy takim rozwiązaniu wynosi raptem ok. 50 złotych za dzień. Dostęp do co-workingu przez cały miesiąc to z kolei wydatek 700-800 zł, co i tak stanowi ułamek kosztów własnego biura.

3.    Home Office – prowadzenie działalności z własnego domu

Koszty, związane z wynajmem biura lub co-workingu, to najczęściej główny wydatek przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych. Warto zatem zastanowić się nad tym, czy jest on tak naprawdę konieczny.

W przypadku jednoosobowej firmy niekiedy można rozważyć pracę zdalną. Wówczas biurem staje się na przykład salon lub domowy gabinet.

Home office sprawdza się też przy większych biznesach. W wielu firmach, wprowadza się model rotacyjny dla pracowników – część dni pracują fizycznie w biurze, reszta – w Home Offices. Dzięki temu można znacznie zmniejszyć potrzebną przestrzeń biurową, co oczywiście przekłada się na optymalizację kosztów.

4.    Nowoczesne technologie a obsługa klienta – obniżenie kosztów i lepszy kontakt z ludźmi

Ostatnie miesiące, a zwłaszcza okres lockdownu, pokazały, że wiele czynności można wykonać za pośrednictwem Internetu, bez konieczności fizycznych spotkań z klientami i partnerami biznesowymi.

Nowoczesne technologie potrafią być też sposobem redukcji kosztów w przedsiębiorstwie. Warto wykorzystywać takie rozwiązania, jak video konferencje oraz inne metody komunikacji online. Nie tylko usprawniają przepływ informacji, poszerzają dostęp do klientów z różnych zakątków świata, ale także znacznie ograniczają koszty związane ze służbowymi podróżami.

5.    Szkolenia online – realny sposób optymalizacji kosztów w przestrzeni wirtualnej

Optymalizacja kosztów prowadzenia firmy jest również możliwa w przypadku zdobywania wiedzy. Sukces przedsiębiorstwa zależy w dużej mierze od kompetencji pracowników. Warto zatem inwestować w ich umiejętności. To jest wydatek, który naprawdę się opłaca.

Powinno się jednak przeprowadzić precyzyjne analizy i sprawdzić, jakie szkolenia są wartościowe i przydatne. Może niektóre z nich da się odbyć online, bez wysyłania ludzi w podróże służbowe, co naraża pracodawcę na wypłacanie diet, pokrywanie kosztów przejazdów i noclegów?

6.    Umowy na media – negocjacje i szukanie najlepszej opcji

Nie da się funkcjonować w biurze bez podstawowych mediów takich, jak dostęp do Internetu, usługi telekomunikacyjne, prąd czy woda. Warto jednak pamiętać o tym, że obecnie można wybierać spośród ofert wielu dostawców, a umowy nie są podpisywane na wieczność.

Jeśli pragnie się optymalizacji kosztów w firmie, powinno się przeprowadzić analizę wydatków na każde z mediów. Może się bowiem okazać, że dotychczasowi dostawcy wcale nie oferują najlepszego rozwiązania.

W przypadku instalacji należy dokładnie sprawdzić wszystkie wykorzystywane elementy. Może da się bowiem wymienić dotychczasowe żarówki na źródła światła LED albo postawić na bardziej energooszczędny piec do ogrzewania.

7.    Tanie lub darmowe konto w banku – biznes a finanse

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością posiadania konta firmowego w banku. Również w tym przypadku można znaleźć sposób na redukcję kosztów. Warto dokładnie przyjrzeć się różnym ofertom.

Wiele banków szuka nowych klientów i oferuje naprawdę korzystne warunki, w tym na przykład darmowe prowadzenie konta. Oprócz tego można liczyć na szereg bonusów, jak choćby programy do fakturowania, wsparcie doradcy finansowego itp.

8.    Formy zatrudnienia a optymalizacja kosztów w firmie

W firmach, w których są pracownicy, to właśnie pensje oraz składki ubezpieczeniowe za osoby zatrudnione stanowią jeden z największych wydatków.

Czy można jakoś obniżyć ten koszt? Wszystko zależy od formy zatrudnienia. Z punktu widzenia redukcji wydatków najwygodniejsza jest opcja umowy o dzieło, w której koszty dla pracodawcy są najniższe. Nieco droższe są umowy zlecenie. Najwyższe koszty generują oczywiście umowy o pracę. Oprócz tego można rozważyć współpracę ze stażystami z Urzędu Pracy, co obniża koszty prowadzenia firmy i pozwala wykształcić pracowników do wykonywania konkretnych zadań bez ponoszenia gigantycznych wydatków.

9.    Usługi księgowe z głową – księgowość online a nowoczesna forma prowadzenia działalności

Koszty w firmie wiążą się także z księgowością. Niektórzy, by zaoszczędzić, chcą zajmować się rachunkami samodzielnie. Nie zawsze jest to najlepsza opcja, zwłaszcza gdy ilość obowiązków w firmie rośnie.

Ciekawą opcja jest skorzystanie z księgowości online, która pozwala załatwić wiele spraw znacznie szybciej, przy pomocy praktycznego oprogramowania z dostępem w czasie rzeczywistym do wszystkich danych z dowolnego miejsca. Równocześnie często jest to rozwiązanie nie tylko wygodne, ale też naprawdę korzystne ekonomicznie.

 

Optymalizacja kosztów w firmie jest możliwa – wymaga jednak systematyczności, skrupulatności i uwagi. Sposobów na obniżenie kosztów w biznesie jest naprawdę wiele. Warto się z nimi zapoznać, żeby znaleźć rozwiązania najlepiej dopasowane do konkretnych potrzeb. Dzięki temu fundusze przedsiębiorstwa będą zawsze w optymalnej formie.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.