Nowe obowiązki biur księgowych w 2021 roku

Wróć do listy artykułów

Wydawać by się mogło, że ostatnie zmiany w prawie, a zwłaszcza nowelizacja ustawy o podatku VAT, miały usprawnić i ułatwić pracę codzienną w biurach księgowych. W efekcie nie do końca uzyskano dokładnie taki efekt.

Księgowi muszą zmierzyć się na początku 2021 roku z wieloma niewiadomymi oraz szeregiem zmian, które zupełnie odmienią ich dotychczasowe zadania. Jakie obowiązki weszły w życie wraz z Nowym Rokiem? O tym wszystkim napiszemy poniżej.

Nowe przepisy, nowe obowiązki dla księgowych

Liczne zmiany dla biur księgowych wiążą się z wprowadzeniem wielu nowych przepisów, które zaczęły obowiązywać pod koniec zeszłego roku lub weszły w życie z dniem 1 stycznia 2021.

W efekcie księgowi musieli poszerzyć swoją wiedzę, a także zasięgać porad w kwestiach nie do końca jasnych przepisów, które wciąż budzą sporo kontrowersji i niepewności. Nieustanne poszerzanie wiedzy jest niezbędne do tego, by być w stanie prawidłowo rozliczyć firmy swoich klientów. Co takiego uległo zmianie?

Zmiany w rozliczaniu spółek komandytowych

Jedną z najpoważniejszych zmian, które wpłyną również na pracę biur księgowych, jest zmiana w sposobie opodatkowania spółek komandytowych. Dla samych wspólników oznacza ona podwójne opodatkowanie – na poziomie spółki i wspólników.

Podatnicy zapłacą zatem więcej, a księgowi będą musieli zajmować się większą ilością dokumentów do precyzyjnego i prawidłowego rozliczenia każdego z podmiotów.

Faktury korygujące – nowelizacja ustawy o podatku VAT

Szczególnie dużo wątpliwości budzi kwestia zmian w przypadku faktur korygujących. Nowelizacja ustawy o VAT, tak zwany pakiet Slim VAT, doprowadził do likwidacji obciążenia dla podatników, które polegało na konieczności uzyskiwania potwierdzeń odbioru faktur korygujących.

W związku z tym typem faktur wprowadzono jednak nowy obowiązek – gromadzenia innych dokumentów. Ma on na celu zebranie dowodów, które potwierdzają prawo do obniżenia podstawy opodatkowania. Jak dotąd jeszcze nie podano pełnego katalogu dokumentów, które spełniałyby te kryteria. Mogą to być na przykład maile, dowody zapłaty lub protokoły reklamacji. W efekcie księgowi będą otrzymywać sporą ilość dodatkowych informacji do analizy i uwzględnienia w dokumentacji rozliczanej firmy.

Pliki JPK_VAT – poszerzenie zakresu informacji w deklaracji

Od 1 października 2020 w życie weszły też zmiany w obowiązku sprawozdawczym VAT. Obowiązujące do tej pory pliki (deklaracja VAT i plik JPK_VAT) zostały zastąpione przez nowy plik JPK, uzupełniony o dodatkowe informacje.

Wprowadzono dwie wersje pliku – dla podatników rozliczających się miesięcznie (JPK_V7M) oraz kwartalnie (JPK_V7K). Składa się on z części deklaracyjnej i ewidencyjnej, w których znalazły zupełnie nowe, wcześniej niewykorzystane dane.

Obecnie należy bowiem oznaczać w dokumencie kody towarów i usług, oznaczenie dowodów zakupów i sprzedaży lub innych typów transakcji.

Nowością są choćby kody GTU, czyli 13 grup towarowo-usługowych. Ich stosowanie wciąż jeszcze nie jest do końca jasne. Niedokładne opisanie towarów na fakturze może bowiem prowadzić do wątpliwości, czy dany typ produktu powinien być oznaczony kodem GTU, czy też nie. Zmusza to biuro księgowe do zacieśnienia obiegu informacji z firmą w celu precyzyjnego określenia typów usług i towarów, pojawiających się na fakturach.

Nowe przepisy – zmiany w działaniu biur księgowych

Zmian w przepisach jest znacznie więcej. W większości przypadków oznaczają konieczność nieustannego doszkalania się oraz ciągłego śledzenia zmian i objaśnień do nich, by być na bieżąco i móc rzetelnie wywiązywać się z powierzonych obowiązków.

Szczególnie w przypadku faktur korygujących oraz zmian w pliku JPK nowe przepisy mogą wywoływać dodatkowy efekt. Oprócz zwiększonej ilości pracy, kolejne obowiązki sprawozdawcze oraz poszerzenie deklaracji JPK wymagają uściślenia współpracy między firmą a biurem księgowym dla precyzyjnego określenia każdej pozycji trafiającej na fakturę.

Analiza faktur i przydzielanie im właściwych kodów GTU staje się zatem obowiązkiem nie tylko księgowości, ale też działu sprzedaży oraz magazynu, które muszą współpracować w procesie przygotowywania deklaracji dla Urzędu Skarbowego.

W wielu przypadkach zakres zmian w przepisach jest na tyle duży i istotny, że księgowi oprócz szkolenia własnych pracowników, muszą zadbać o zapoznanie z nowymi przepisami również swoich klientów. W innym razie brak wiedzy u przedsiębiorców może doprowadzić do zwiększenia ilości pracy w działach księgowych oraz do problemów z przygotowywaniem poprawnych dokumentów.

W nowy rok biura rachunkowe wchodzą zatem z nowymi przepisami, nową wiedzą oraz sporą ilością pracy nie tylko dla swoich księgowych, ale również dla samych przedsiębiorców.