Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Wróć do listy artykułów

Przedsiębiorcy, zgodnie z polskim prawem, mogą prowadzić księgowość na różne sposoby. Jednym z najpopularniejszych pozostaje wciąż podatkowa książka przychodów i rozchodów (KPiR).

Kto może z niej korzystać i jakie są limity podatkowe na rok 2021? Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów w ramach działalności? O tym wszystkim napiszemy w dzisiejszym artykule.

Czym jest podatkowa księga przychodów i rozchodów?

Jako księgę przychodów i rozchodów rozumie się prowadzoną przez przedsiębiorcę ewidencję księgową, w której ujmuje się wszystkie prowadzone operacje gospodarcze w sposób uproszczony.

Co takiego może się zatem znaleźć w KPiR? Przede wszystkim rejestruje ona wszelkie przychody, zakup towarów handlowych i materiałów oraz wydatki. Warto wspomnieć, że w książce przychodów i rozchodów od 2016 roku notuje się także wszystkie koszty związane z pracami badawczo-rozwojowymi.

Kto może prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Nie każdy przedsiębiorca może skorzystać z prowadzenia ewidencji w formie księgi przychodów i rozchodów. Dotyczy ona osób fizycznych, które osiągają przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej, a jako formę opodatkowania wybrały podatek liniowy lub opodatkowanie ogólne.

Z prowadzenia KPiR mogą korzystać spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki partnerskie.

Kolejnym warunkiem korzystania z księgi przychodów i rozchodów jest dopuszczalny limit przychodów netto ze sprzedaży produktów i innych operacji finansowych za dany rok obrotowy. W 2021 dopuszczalny limit obrotów wynosi 2 000 000 euro. Przychody poniżej tej wartości upoważniają do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Limit przelicza się na złotówki według średniego kursu euro, który ogłasza Narodowy Bank Polski, na pierwszy dzień roboczy października poprzedzającego dany rok podatkowy.

Warto wiedzieć, że nawet jeśli nie przekroczy się wyznaczonego limitu, można wybrać inną metodę prowadzenia księgowości, zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów – które przychody wliczają się w limit?

Gdy szuka się odpowiedzi, jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów, podstawową kwestią jest świadomość istniejących limitów oraz tego, co należy do nich wliczać podczas ustalania rocznych przychodów.

Do przychodów zalicza się choćby:

• przychody ze sprzedaży towarów i usług, środków trwałych,
• dotacje i dopłaty,
• kary umowne,
• odsetki od środków na rachunkach bankowych, które utrzymuje się w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• różnice kursowe,
• umorzone lub przedawnione zobowiązania z tytułu pożyczek,
• wynagrodzenia w naturze,
• przychody z najmu lub dzierżawy,
• odszkodowania za szkody dotyczące majątku związanego z działalnością gospodarczą.

Wszystkie wymienione elementy należy wprowadzić do księgi przychodów i rozchodów, by na ich podstawie wyliczyć przychód oraz określić, czy można wciąż korzystać z tej formy rachunkowości.

Kto jest zwolniony z obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów?

W niektórych, szczególnych sytuacjach podatnik może być zwolniony z prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Jak podaje rozporządzenie, dotyczy to okoliczności związanych głównie ze stanem zdrowia i wiekiem osoby, która prowadzi działalność gospodarczą lub też z rozmiarem i rodzajem prowadzonej firmy.

Zwolnienie uzyskuje się po złożeniu pisemnego wniosku do urzędu skarbowego, właściwego dla miejsca prowadzenia firmy. Trzeba pamiętać, że takie pismo składa się przynajmniej 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego miałoby dotyczyć zwolnienie.

Kiedy nie trzeba prowadzić KPiR?

Obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie obejmuje również sytuacji, gdy:

• prowadzi się księgi podatkowe,
• opłaca się podatek zryczałtowany,
• dokonuje się sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności,
• wykonuje się zawód adwokata tylko w zespole adwokackim.

Jak założyć i prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Prowadzenie KPiR rozpoczyna się od założenia księgi. Sposób jej zakładania został uregulowany odpowiednimi przepisami prawnymi.

Podatkowa księga przychodów i rozchodów jest zakładana na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej. Może być ona prowadzona w wersji tradycyjnej lub elektronicznej.

W przypadku podjęcia decyzji o cyfryzacji księgi przychodów i rozchodów, należy zadbać o pisemne określenie instrukcji obsługi programu do prowadzenia księgowości. Oprócz tego trzeba stosować program komputerowy, który pozwala na bezzwłoczny dostęp do dokumentacji i umożliwia wydrukowanie dokumentów w porządku chronologicznym. W końcu należy zadbać o przechowywanie elektronicznych danych na bezpiecznych i trwałych nośnikach. Po spełnieniu opisanych wyżej warunków, można uznać elektroniczną podatkową księgę przychodów i rozchodów za prowadzoną w sposób prawidłowy.

Jeśli prowadzona jest tradycyjna podatkowa księga przychodów i rozchodów, ma być ona przechowywana w odpowiednio zabezpieczonym miejscu, w którym nie grozi jej uszkodzenie dokumentów.

Księga przychodów i rozchodów a dodatkowe ewidencje

W wielu przypadkach oprócz prowadzenia KPiR przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia dodatkowych ewidencji, dokumentujących działania finansowe w ich podmiotach gospodarczej.

Może się to odbywać na przykład poprzez ewidencję środków trwałych, która ma za zadanie porządkować i gromadzić informacje na temat wszystkich składników majątku trwałego oraz danych niezbędnych do ustalenia odpisu amortyzującego, które uznaje się za koszty uzyskania przychodu.

W niektórych sytuacjach przedsiębiorcy muszą również prowadzić ewidencję sprzedaży. Dotyczy to zwłaszcza podatników, którzy:

• prowadzą jednoosobową działalność wielozakładową przy jednej księdze przychodów i rozchodów,
• dokonują sprzedaży lub świadczą usługi na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej,
• powierzyli prowadzenie księgi przychodów i rozchodów biurom rachunkowym.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w 2021

Księga przychodów i rozchodów to jeden z podstawowych dokumentów księgowych, wykorzystywanych w wielu przedsiębiorstwach. Konieczność prowadzenia KPiR wiąże się z szeregiem obowiązków, wymaga również spełniania konkretnych norm i mieszczenia się w ściśle określonych limitach. W wielu sytuacjach jest to jednak rozwiązanie niezmiernie korzystne dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.