window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'G-G3CHV68K99');

Znajdź swoje biuro księgowe oferujące usługi rachunkowe

 
 
 
 
Strona główna > Aktualności > Jak długo przechowywać dokumenty ZUS - praktyczne wskazówki

Dodano 2022-01-17 (komentarzy 0)

Jak długo przechowywać dokumenty ZUS - praktyczne wskazówki

Wróć do listy artykułów
Jak długo przechowywać dokumenty ZUS - praktyczne wskazówki

Archiwizacja dokumentów to jeden z obowiązków każdego przedsiębiorcy. Oprócz dokumentacji podatkowej i księgowej należy również zabezpieczać i przechowywać wszelkie akta pracownicze ZUS.

Z tego tekstu dowiesz się:

  • jakie dokumenty do/od ZUS należy przechowywać,
  • przez jaki czas należy przechowywać dokumentację ZUS,
  • jak przechowywać dokumenty pracownicze,
  • co zrobić po upływie czasu wyznaczonego przez przepisy prawa na przechowywanie dokumentacji.

Jak długo przechowywać dokumenty ZUS – akty prawne i regulacje

Obowiązek przechowywania dokumentów spoczywa na każdym przedsiębiorcy. Musi on znaleźć miejsce do tego, by zabezpieczyć dokumentację podatkową, inne dokumenty księgowe, a także wszelkie dokumenty związane z ZUS.

Informacje o tym, jakie dokumenty należy przechowywać oraz jakie są terminy ich archiwizacji w firmie reguluje kilka dokumentów prawnych, w tym:

  • ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 z późniejszymi zmianami,
  • ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997 z późniejszymi zmianami,
  • ustawa z dnia 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych,
  • ustawa z dnia 17 grudnia 1998 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,
  • ustawa deregulacyjna z dnia 16 września 2011 o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców.

Na podstawie tych aktów prawnych można dokładnie określić, jakie obowiązki leżą po stronie przedsiębiorcy w kwestii przechowywania dokumentacji dla ZUS, związanej z zatrudnieniem pracowników.

Przechowywanie imiennych raportów miesięcznych i innych druków – jakie dokumenty Zakładu Ubezpieczeń Społecznych musi przechowywać płatnik składek i przedsiębiorca?

Zgodnie z postanowieniami, zawartymi w wymienionych powyżej ustawach, pracodawca musi przechowywać w firmowym archiwum zarówno dokumenty związane ze swoją historią opłacania składek ZUS, jak i oczywiście dokumentację pracowniczą wszystkich zatrudnionych osób, które podlegają ubezpieczeniu.

Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych określa, iż przedsiębiorca (płatnik składek) musi archiwizować:

  • listy płac,
  • karty wynagrodzeń,
  • dowody, które pozwalają na ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty,
  • deklaracje rozliczeniowe (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA),
  • dokumenty zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS ZCNA),
  • imienne raporty miesięczne,
  • dokumenty korygujące,
  • zwolnienia (ZUS ZLA lub papierowe)
  • raport informacyjny ZUS RIA.

Jak długo należy przechowywać dokumenty Zakładu Ubezpieczeń Społecznych?

Różne typy dokumentów należy przechowywać przez inny czas, co niekiedy wprowadza pewną dezorientację. Dodatkowo, jeśli różne akty prawne podają odmienne terminy przechowywania, wówczas należy stosować zasadę archiwizowania ich przez najdłuższy wynikający z wytycznych czas.

Jak długo przechowuje się zatem dokumenty pracownicze ZUS?

Kopie deklaracji rozliczeniowych, imienne raporty miesięczne i dokumenty korygujące tego typu deklaracje i raporty w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego – w tych przypadkach termin wynosi 5 lat od momentu przekazania ich do systemu ubezpieczeń społecznych. Dotyczy to dokumentów dostarczonych do ZUS po 1 stycznia 2012. Wszystkie wcześniej przekazane dokumenty należy przechowywać przez okres 10 lat.

Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku akt pracowniczych, jak listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, które pozwalają na ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Dla takich dokumentów pracowniczych czas przechowywania wynosi 10 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Należy tak postępować w przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018.

Nie zawsze jednak tak krótki czas jest możliwy. Istnieje bowiem szereg wyjątków od tej zasady. Przez 50 lat od dnia zakończenia pracy przez pracownika należy przechowywać akta pracownicze, w których pojawia się informacja o okresach pracy górniczej, pracy równorzędnej z pracą górniczą lub zaliczanej do pracy górniczej. Nie można również skrócić czasu archiwizacji dokumentów w przypadku osób, którzy zaczęli pracę w firmie u danego płatnika przez 1 stycznia 1999 r.

Dodatkowo, w przypadku dokumentów osób zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem istnieje możliwość skrócenia czasu przechowywania akt pracowniczych do 10 lat. Co należy zrobić? Wystarczy do tego celu:

  • przekazać do ZUS oświadczenie ZUS OSW,
  • złożyć raport informacyjny ZUS RIA.

W ZUS OSW oświadcza się, że za każdego pracownika zatrudnionego między 1.01.1999 a 31.12.2018 złoży się w wybranym terminie raporty informacyjne ZUS RIA. Raport ten należy przekazać do ZUS w ciągu roku od dnia złożenia oświadczenia, jeżeli pracownik zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia ZUS OSW. Jeśli natomiast w momencie składania dokumentu do ZUS pracownik nadal pracował u danego płatnika, raport informacyjny składa się wraz z wyrejestrowaniem go z ubezpieczenia społecznego (formularz ZUS ZWUA).

Jak przechowywać dokumenty w firmie – warunki archiwizacji u danego płatnika składek

Przedsiębiorca jest zobowiązany przechowywać listy płac, deklaracje rozliczeniowe, oświadczenia, dokumenty informacyjne oraz inne akta w firmie we właściwy sposób.

W tym przypadku musi być to przygotowane miejsce, które pozwala spełnić zasady bezpiecznej archiwizacji dokumentów, czyli:

  • integralność,
  • kompletność,
  • dostępność,
  • poufność.

Dokumenty muszą znajdować się przez cały czas w miejscu, w którym nie grozi im zniszczenie, uszkodzenie ani dostępu do nich nie mają osoby niepowołane.

Od stycznia 2019 można również zdecydować się na przechowywanie dokumentacji ZUS w formie elektronicznej, co pozwala zwiększyć bezpieczeństwo i łatwość dostępu do akt dla osób do tego upoważnionych, a także obniżyć koszty związane z archiwizacją.

Bezpieczne i prawidłowe niszczenie dokumentacji pracowniczej

Po upływie terminu obowiązkowego przechowywania dokumentacji, może ona zostać zniszczona. Należy to zrobić ze szczególną ostrożnością, zachowując wszystkie wytyczne RODO, w sposób uniemożliwiający dalsze przetwarzanie lub dostęp do danych.

Przy mniejszej liczbie dokumentów, niszczenie można przeprowadzić samodzielnie. Jeśli jednak dokumentacja jest zbyt duża, można zlecić to wyspecjalizowanej firmie.

Jak długo przechowywać dokumenty w firmie?

Przechowywanie dokumentów w firmie z jednej strony to obowiązek, za nieprzestrzeganie którego niejednokrotnie grożą rozmaite sankcje. Z drugiej strony jest to również szansa na zachowanie porządku. Jeśli zadba się o uporządkowanie archiwum oraz zastosuje rozwiązania, pozwalające na łatwy dostęp do akt, wówczas usprawnia się funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.

 

Komentarze:

Aby dodać komentarz zaloguj się na swoje konto