Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Wróć do listy artykułów

Ilość dokumentów, które pojawiają się każdego dnia w firmie, może być naprawdę olbrzymia. Dlatego warto zadbać o wprowadzenie w swoim biznesie precyzyjnych zasad archiwizacji, by mieć pewność, że w dokumentacji panuje porządek.

Ułatwia to odnalezienie potrzebnych pism, a także pomaga spełnić obowiązki, narzucone na przedsiębiorcę w związku z koniecznością archiwizowania dokumentów księgowych.

Z tego tekstu dowiesz się:

1. jakie dokumenty należy archiwizować?
2. jakie są obowiązkowe terminy przechowywania dokumentacji firmowej?
3. gdzie ma się znajdować archiwum?
4. jaką formę może mieć firmowe archiwum?

Archiwizacja dokumentów – obowiązek wynikający z przepisów prawa

Obowiązki związane z rachunkowością w prowadzonej działalności gospodarczej to nie tylko kwestia regularnych rozliczeń oraz przesyłania sprawozdań do stosownych urzędów.

Ustawa o rachunkowości to także szereg dodatkowych obowiązków dla przedsiębiorców, w tym choćby obowiązek dotyczący gromadzenia i przechowywania dokumentów przedsiębiorstwa. Powinien być on realizowany w odpowiednim miejscu, przy użyciu odpowiednich narzędzi oraz w oparciu o precyzyjnie sformułowane zasady. W innym razie można narazić się na dotkliwe kary finansowe.

Ustawa o rachunkowości – jakie dokumenty należy przechowywać?

Ustawa o rachunkowości dokładnie precyzuje, jakie dokumenty należy przechowywać w firmowym archiwum. Zalicza się do nich przede wszystkim wszelkie akta, dotyczące spraw księgowo-kadrowych, a przede wszystkim:

• księgi rachunkowe (w tym dzienniki, konta księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych, inwentarz, zestawienia sald i obrotów),
• sprawozdania finansowe oraz uchwały dotyczące zatwierdzania tych sprawozdań,
• jednolite pliki JPK,
• zewnętrzne i wewnętrzne dokumenty źródłowe (w tym faktury zakupu i sprzedaży, wyciągi bankowe, dokumenty płacowe lub kasowe),
• deklaracje podatkowe oraz urzędowe poświadczenia odbioru.

Wszystkie dokumenty powinny być zbierane i archiwizowane zgodnie z podstawowymi zasadami, dotyczącymi zachowania pełnego porządku oraz łatwego rozpoznawania odpowiednich akt.

Należy je grupować, zachowując jednorodność tematyczną, a w ramach konkretnej kategorii, zachowywać porządek chronologiczny. Każdy dokument, włączony do archiwum, powinien mieć trwałe oznakowanie, określające nazwę rodzaju akt (np. księga rachunkowa), rok obrotowy oraz kolejny numer w ramach danego zbioru.

Archiwizacja dokumentów księgowych – obowiązkowe terminy

Proces przechowywania dokumentów firmowych dzieli się na dwa etapy:

• bieżący, w trakcie trwania roku obrotowego, do momentu zamknięcia ksiąg oraz zatwierdzenia sprawozdań finansowych;
• stały – archiwizacja dokumentów po zamknięciu roku obrotowego.

Wspomniana już wcześniej Ustawa o rachunkowości określa minimalne okresy dla przechowywania dokumentów firmowych w archiwum. Trzeba jednakże pamiętać, że na mocy innych aktów prawnych ten czas może ulec wydłużeniu.

Od 1.01.2019 obowiązują nowe terminy odnośnie przechowywania dokumentacji.

Obecnie:

• sprawozdania finansowe,
• księgi rachunkowe,
• jednolite pliki JPK,
• dokumenty podatkowe,
• dokumenty źródłowe,
• karty wynagrodzeń pracowniczych,

należy przechowywać przez minimum 5 lat, licząc od początku roku następującego po zakończeniu roku obrotowego.

Nieco bardziej skomplikowane zasady dotyczą przechowywania dokumentów kadrowych. W przypadku pracowników zatrudnionych po 1.01.2019 dokumenty należy przechowywać w archiwum przez minimum 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dla osób zatrudnionych po 31.12.1998, ale przed 1.01.2019 okres ten może również wynieść 10 lat, jeśli płatnik składek złożył w ZUS raport informacyjny (ZUS RIA) oraz oświadczenie (ZUS OSW). Akta pracowników zatrudnionych przed 1998 rokiem trzeba przechowywać w archiwum przez okres 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Miejsce na archiwum – gdzie przechowywać dokumenty księgowe?

Archiwum firmowych dokumentów powinno się znajdować w siedzibie firmy, jak podaje Ustawa o rachunkowości. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady.

Przedsiębiorca może przekazać prowadzenie archiwum wyspecjalizowanej jednostce zewnętrznej. Może to być biuro księgowe, prowadzące rachunkowość firmy, lub archiwum. Należy jednak pamiętać, że taka opcja jest dopuszczalna tylko w przypadku, gdy przedsiębiorca powiadomił o tym fakcie właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie 15 dni od momentu przekazania.

Archiwum dokumentacji firmowej – dopuszczalne formy przechowywania

Archiwizacja dokumentów firmowych może być prowadzona w jednym z dwóch systemów albo w formie łączącej oba rozwiązania. Dopuszcza się bowiem przechowywanie dokumentacji w wersji:

• tradycyjnej,
• elektronicznej.

W pierwszym przypadku do odpowiedniego przechowywania dokumentów oraz utrzymania porządku w nich przydają się m.in.: teczki z gumką, segregatory, pudełka kartonowe, których szeroki wybór można znaleźć na Allegro.

Tak zabezpieczone dokumenty powinny się znaleźć w wydzielonym pomieszczeniu, suchym i o dobrej cyrkulacji powietrza. Minimalizuje to ryzyko uszkodzenia dokumentacji. Archiwum ma być również zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych.

Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej jest możliwe, jeśli spełni się warunki dotyczące zabezpieczenia ich przed możliwością dokonywania jakichkolwiek zmian w treści oraz przed dostępem osób nieupoważnionych. Dodatkowo należy chronić dokumentację przed przypadkowym uszkodzeniem, m.in. poprzez regularne tworzenie kopii bezpieczeństwa. Pliki w archiwum cyfrowym również muszą być uporządkowane i odpowiednio oznakowane.

W jednostce gospodarczej powinien być dostęp do urządzenia, pozwalającego na bezproblemowe przeglądanie zdigitalizowanych zasobów archiwalnych.

Prawidłowa archiwizacja dokumentów firmowych

Wdrożenie w firmie właściwych zasad gromadzenia i archiwizowania dokumentacji jest konieczne, by spełnić obowiązki nakładane na przedsiębiorców przez Ustawę o rachunkowości oraz uchronić się przed konsekwencjami w przypadku kontroli skarbowej.

Z drugiej strony uporządkowane archiwów ułatwia dostęp do potrzebnych informacji dla osób upoważnionych, a także zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych danych. Warto zatem zadbać o ład w dokumentach dla szeroko rozumianego dobra własnej firmy.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.