Faktury korygujące – wszystko, co trzeba o nich wiedzieć

Wróć do listy artykułów

Przedsiębiorcy, prowadzący w naszym kraju rozmaite typy działalności gospodarczej, każdego dnia wystawiają dokumenty finansowe, w tym paragony i faktury. W przypadku tych ostatnich istnieje wiele typów, przypisywanych do rozmaitych towarów oraz sposobów rozliczeń.

Można również spotkać się z fakturą korygującą (nazywaną też korektą), którą wystawia się jako dodatkowy dokument w różnych sytuacjach. W nowelizacji przepisów, czyli w tak zwanym pakiecie Slim VAT, wprowadzono kilka zmian, związanych z wystawianiem tego dokumentu.

Na czym polega oraz jak rozliczać fakturę korygującą? Tego dowiecie się z dzisiejszego tekstu.

Czym są faktury korygujące?

Faktura korygująca to specyficzny typ dokumentów finansowych. Przedsiębiorca jest zobowiązany do ich wystawienia, w chwili gdy na przykład dochodzi do zwiększenia lub zmniejszenia podstawy opodatkowania i naliczonego podatku albo gdy udzielono rabatu lub zwrócono towar, za który wcześniej zapłacono.

Zasady postępowania z fakturami korygującymi do tej pory nie były precyzyjne. Obecnie zmieniła to nowelizacja ustawy o VAT, czyli tak zwany pakiet Slim VAT, w którym sporo miejsca poświęcono właśnie fakturom korygującym.

Co musi się znaleźć na fakturze korygującej?

Aby faktura korygująca była ważna, musi się na niej znaleźć kilka elementów, określonych przez art. 106j, ust. 2 ustawy o VAT. Podstawą jest jasne oznaczenie, że dokument jest fakturą korygującą. Może zatem pojawić się nagłówek: „faktura korygująca” lub „korekta”.

Dodatkowo wspomniana ustawa podaje wszystkie pozostałe dane, które musi zawierać prawidłowo skonstruowana faktura korygująca. Zaliczają się do nich:

• numer i data wystawienia,
• informacje o fakturze, której dotyczy korekta (numer faktury, data, dane nabywcy i sprzedawcy, data dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi, nazwa usługi lub towaru),
• przyczyna korekty.

Trzeba również dodać, iż jeśli faktura korygująca ma wpływ na zmianę podstawy opodatkowania (podwyższenia lub obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego), wtedy na korekcie musi pojawić się nowa, prawidłowo podana kwota. Jeżeli natomiast dokument nie wpływa na podstawy opodatkowania, podaje się wyłącznie inne zmiany, podlegające korekcie.

Nowe zasady rozliczania faktur korygujących – Slim VAT w praktyce

Nowa ustawa o VAT zmieniła dotychczasowe zasady rozliczania i potwierdzania otrzymywania faktury korygującej.

Do końca 2020 roku po wystawieniu korekty przedsiębiorca był uprawniony do zaksięgowania faktur korygujących in minus, czyli takich, które zmniejszają podstawę opodatkowania i podatku należnego, tylko wtedy, gdy dostał pisemne potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę. Dotyczyło to obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego z tytułu upustów i obniżek, zwrotów całości albo części towaru lub zapłaty.

Potwierdzenie mogło przybierać różne formy, np. e-maila, dokumentu typu fax, pisemnego potwierdzenia lub własnoręcznie podpisanej korekty przesłanej pocztą tradycyjną.

Rozliczenie takich faktur korygujących in minus w danym okresie rozliczeniowym było możliwe, jeśli potwierdzenie od nabywcy wpłynęło w terminie. W innym razie sprzedawca towaru lub usługi mógł ją rozliczyć dopiero w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał stosowne potwierdzenie.

Obecnie przepisy uległy zmianie, dzięki wprowadzeniu pakietu Slim VAT. Pozwala on na dwojakie podejście do rozliczania faktur in minus. Do dyspozycji są przepisy przejściowe oraz nowe zasady, wynikające z zapisów pakietu.

Zasady rozliczania faktur korygujących in minus – uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego

W 2021 roku faktury korygujące in minus podlegają dwojakim przepisom – przejściowym i Slim VAT. W pierwszym z wymienionych przypadków do rozliczenia faktur korygujących in minus można stosować dotychczasowe zasady. Mówi o tym art. 13 ustawy dotyczącej zmiany ustawy o podatku od towarów i usług. Aby można było skorzystać z tego rozwiązania, przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w bieżącym roku, trzeba dokonać stosownych ustaleń z nabywcą w formie pisemnej.

Drugie rozwiązanie pozwala przejść na nowe przepisy, czyli rozliczanie korekt in minus zgodnie z zasadami przedstawionymi w tzw. Slim VAT. Co to oznacza? Nowe przepisy usuwają konieczność potwierdzania otrzymania faktury korygującej. Zamiast tego sprzedawca jest zobowiązany do posiadania dokumentacji, która potwierdza z nabywcą towaru lub usługi uzgodnienie warunków wystawiania faktury korygującej. Mogą to być na przykład: dowody zapłaty, aneksy do umów lub korespondencja handlowa.

Faktury korygujące in plus – sposoby rozliczania korekty 2021

Nieco bardziej enigmatyczna do tej pory była kwestia faktur in plus, czyli zwiększających podstawę opodatkowania i podatku należnego. Przepisy bowiem nie regulowały precyzyjnie, czy sprzedawca musi posiadać potwierdzenie otrzymania przez nabywcę korekty, aby móc ją rozliczyć.

Nowa ustawa o VAT doprecyzowała tę kwestię. Nie ma już konieczności oczekiwania na potwierdzenie otrzymania faktury korygującej. Nowe przepisy podają, że taki dokument należy zaksięgować w okresie rozliczeniowym, w którym wykazano pierwotną fakturę – w razie błędu rachunkowego, pomyłki lub innych wydarzeń, mających miejsce w czasie wystawiania pierwotnego dokumentu.

Fakturę korygującą in plus rozlicza się natomiast w okresie wystawienia korekty, jeśli zmiany są powiązane z wydarzeniami późniejszymi, do których doszło po wystawieniu pierwotnej faktury.

Nowe przepisy – zmiany w codziennej księgowości

Zmiany w ustawie o VAT pozwalają na prostsze rozliczenie faktur korygujących. Precyzują też przepisy odnośnie sytuacji, gdy dochodzi do zmian w dokumentach finansowych, w których zwiększa się podstawa opodatkowania i podatku naliczonego.

Dzięki temu można wygodniej prowadzić firmę i sprawnie rozliczać faktury korygujące, bez oczekiwania na potwierdzenie od nabywców otrzymania każdej korekty.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.