Faktura ustrukturyzowana w 2021 roku

Wróć do listy artykułów

W nowym roku dojdzie do kilku zmian w kwestiach faktur w przedsiębiorstwach. Rząd planuje między innymi wprowadzenie możliwości wystawiania tak zwanych elektronicznych faktur ustrukturyzowanych.

Czym są faktury ustrukturyzowane? Czy takie rozwiązanie może być przydatne dla biznesu? Najważniejsze informacje na temat tej formy faktur elektronicznych podamy poniżej.

Sposoby wystawienia faktury – z czego korzystają obecnie przedsiębiorcy?

Obecnie firmy korzystają z dwóch rozwiązań do wystawiania faktur. Do dyspozycji jest obieg w postaci tradycyjnej, papierowej oraz stosowanie faktur elektronicznych, coraz chętniej wybieranych przez przedsiębiorców, ze względu na większą wygodę, ograniczenie czasu potrzebnego na tworzenie i zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie.

Do wystawienia faktur elektronicznych i tradycyjnych służą rozmaite programy księgowe – w wersji pudełkowej (instalowane na komputerze) lub w chmurze (dostęp przez urządzenia z dostępem do Internetu).

Od Nowego Roku zakres możliwości wystawiania faktury elektronicznej będzie nieco większy. W 2021 ma bowiem wejść w życie nowelizacja ustawy i podatku od towarów i usług. W tworzonym projekcie ustawy o VAT wprowadzono też dodatkową opcję, czyli właśnie tworzenie dokumentów ustrukturyzowanych. Najprawdopodobniej już w przyszłym roku przedsiębiorcy, zamiast stosowania programów księgowych, będą mogli wystawiać i otrzymywać elektroniczne faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Czym są elektroniczne faktury ustrukturyzowane? Nowe rozwiązania dla elektronicznego fakturowania

Elektroniczna faktura ustrukturyzowana ma być rodzajem faktury elektronicznej, posiadającym jednak ustrukturyzowany zapis danych (format *.xml). Dzięki zmianie przepisów zostaną one uznane za dopuszczalną formę dokumentowania sprzedaży, obok wcześniej wymienionych postaci faktur papierowych i elektronicznych.

Warto pamiętać, że faktura ustrukturyzowana ma nieco inną budowę niż zwykła faktura elektroniczna. Przede wszystkim musi wpisywać się w ściśle określony standard (format *.xml). Muszą się też znaleźć na niej wszystkie informacje, określone precyzyjnie w dyrektywach unijnych.

Jakie dane są niezbędne na fakturze ustrukturyzowanej? Przede wszystkim mają się na niej pojawić wszystkie dane zgodne z ustawą o VAT, a także informacje o odbiorcy płatności, a także numery zamówień publicznych, których dana faktura ustrukturyzowana dotyczy.

Do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych będzie służył system teleinformatyczny KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. W ramach tego rozwiązania będzie można przechowywać dokumenty oraz weryfikować zgodność wszystkich danych z faktur ustrukturyzowanych, które dotyczą danego przedsiębiorstwa.

Dlaczego wprowadza się faktury elektroniczne ustrukturyzowane?

Dlaczego wprowadza się zatem faktury elektroniczne ustrukturyzowane? Ich zadaniem jest przede wszystkim uszczelnienie systemu VAT i zwiększenie dochodów, wpływających do budżetu państwa z tego podatku.

Faktura ustrukturyzowana przynosi też korzyści dla przedsiębiorców. Wprowadzenie zmiany pozwoli na ujednolicenie formatów, które stosuje się tworząc faktury elektroniczne. Dzięki temu możliwa będzie automatyzacja wystawiania, otrzymywania i księgowania faktur, co przełoży się na sprawniejsze działania oraz zwiększone zyski.

Wspólny format oraz wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF to także sposób na lepszą kontrolę danych z faktur, dzięki czemu będzie pojawiało się mniej błędów. Wystawianie faktury ustrukturyzowanej będzie zatem prostsze i nie będzie zabierało wiele czasu.

Ustawodawca przewiduje też wprowadzenie zachęty dla przedsiębiorców, którzy będą chcieli skorzystać z wystawiania faktury ustrukturyzowanej za pośrednictwem systemu. Jeśli przedsiębiorca spełni warunki w zakresie zarejestrowania jako czynny podatnik VAT i złoży deklarację za każdy okres rozliczeniowy, a także przez cały okres rozliczeniowy (miesiąc lub kwartał) każda wystawiona przez niego faktura będzie to faktura ustrukturyzowana, wówczas czas oczekiwania na zwrot VAT zostanie skrócony z 60 do 45 dni.

Wystawianie faktury ustrukturyzowanej – sposób na wygodniejsze wystawianie faktur elektronicznej

Faktura elektroniczna ustrukturyzowana, wystawiana za pośrednictwem KSeF, najpewniej od przyszłego roku stanie się jednym ze sposobów na obieg dokumentów finansowych w przedsiębiorstwie.

Dla niektórych podmiotów może to być rozwiązanie niezmiernie korzystne w porównaniu do możliwości, które daje wystawianie choćby zwykłej faktury elektronicznej lub papierowej. Warto zatem dokładnie poznać tę opcję i sprawdzić, czy faktura elektroniczna ustrukturyzowana nie sprawdzi się również w naszej firmie.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.