e-Sprawozdania finansowe – jak je złożyć?

Wróć do listy artykułów

Roczne sprawozdania finansowe musi składać wielu przedsiębiorców. Obecnie dostarczanie do urzędu ma się odbywać wyłącznie w formie online, z załączeniem wszystkich niezbędnych dokumentów. Niedopełnienie obowiązku oraz niewywiązanie się z terminu może się wiązać z rozmaitymi sankcjami.

Z tego artykułu dowiesz się:

• gdzie składa się sprawozdania finansowe,
• jak należy złożyć sprawozdanie finansowe online,
• co oprócz sprawozdania należy złożyć w urzędzie,
• w jakich urzędach składa się e-sprawozdania finansowe.

Czym jest e-sprawozdanie finansowe?

Roczne sprawozdanie finansowe to ważny dokument, który musi przygotować wiele firm. Składają się na niego kluczowe informacje na temat rocznej działalności firmy w zakresie finansów. Przygotowuje się je na tak zwany dzień bilansowy. W większości przypadków rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, więc za dzień bilansowy uznaje się 31 grudnia.

Jakie firmy są zobowiązane do tego, by przygotować sprawozdania finansowe? To niezbędny element sprawozdawczości dla wszystkich podmiotów, które prowadzą pełne księgi rachunkowe, bez względu na to, czy taka forma ewidencji rozliczeń wynika z konieczności (forma prawna firmy), czy też własnego wyboru podatnika.

e-Sprawozdania finansowe składają zatem m.in.:

• spółki kapitałowe (z o.o., komandytowe, akcyjne, komandytowo-akcyjne),
• organizacje pozarządowe,
• związki zawodowe,
• firmy, których przychód przekroczył równowartość 2 000 000 euro (w tym spółki osobowe, osoby fizyczne, prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej),
• podmioty, które samodzielnie wybrały taką formę ewidencji.

Jak zatem widać, forma prowadzenia działalności nie wpływa na obowiązek złożenia sprawozdania finansowego. Liczy się wyłącznie metoda ewidencji przychodów i kosztów w firmie.

Co istotne, spółki jawne i partnerskie, które w danym roku obrotowym osiągnęły przychody niższe niż 2 000 000 euro, nie muszą składać sprawozdania finansowego. Zamiast niego po zakończeniu danego roku w firmie mają przygotować oświadczenie o braku obowiązku sprawozdania rocznego. Należy je złożyć do sześciu miesięcy liczonych od dnia kończącego rok obrotowy. Takie oświadczenie składa się podobnie jak e-sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej. Wysyła się je bezpłatnie do Repozytorium Dokumentów Finansowych za pośrednictwem strony: ekrs.ms.gov.pl. Do tego celu niezbędne jest posiadanie konta w systemie na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Kto odpowiada za przygotowanie sprawozdań finansowych w firmie?

Złożenie sprawozdania finansowego to obowiązek, który spoczywa na kierowniku jednostki, którym najczęściej jest:

• członek zarządu firmy,
• wspólnik odpowiedzialny za załatwianie spraw spółki w spółkach jawnych, cywilnych i partnerskich,
• komplementariusz w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej,
• likwidator, syndyk, zarządca w postępowaniu upadłościowym.

Zdarza się, że zadanie to spada też na członków innych organów zarządzających danymi jednostkami, co do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości.

Elementy sprawozdania finansowego – co należy wysłać do urzędu?

Forma sprawozdań finansowych dla różnych podmiotów może się nieco różnić i zawierać inne informacje, do których złożenia zobowiązują podatników przepisy ustawy o rachunkowości oraz innych aktów prawnych.

Co zatem wchodzi w skład sprawozdania finansowego? Do najważniejszych elementów zalicza się:

• bilans – wszystkie aktywa i pasywa firmy na dzień kończący bieżący rok obrotowy i poprzedni rok obrotowy,
• rachunki zysków i strat – przychody, koszty, zyski, straty i obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za dany i poprzedni rok obrotowy,
• informacje dodatkowe.

Oprócz podstawowego sprawozdania finansowego należy również złożyć dodatkowe dokumenty, które wysyła się łącznie w wersji elektronicznej.

Do dołączanych dokumentów zaliczają się:

• uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe,
• uchwała o podziale zysków i pokryciu strat,
• sprawozdania z działalności (m.in. spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne),
• opinie biegłego rewidenta dla sprawozdań podlegających badaniu.

Kiedy składa się sprawozdania finansowe?

Zgodnie z zapisami ustawy o rachunkowości podatnicy (spółki zarejestrowane w KRS) mają na przygotowanie i podpisanie sprawozdania trzy miesiące od dnia zakończenia roku obrotowego. Na zatwierdzenie dokumentu przez np. walne zgromadzenie wspólników mają 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego. Jeśli zatem rok obrotowy pokrywa się z tym kalendarzowym, zatwierdzenie sprawozdania powinno nastąpić nie później niż do 30 czerwca. Później kierownik jednostki ma 15 dni liczonych od dnia zatwierdzenia dokumentu na przesłanie wniosku ze wszystkich załącznikami do odpowiedniego urzędu.

W 2022 roku ze względu na zmiany w przepisach (Polski Ład) Ministerstwo Finansów podjęło decyzję o wydłużeniu terminów składania sprawozdań finansowych o 3 miesiące.

Jak przygotować e-sprawozdania finansowe?

Zgodnie z przepisami od 1 października 2018 sprawozdania finansowe firmy można składać wyłącznie w formie elektronicznej. Mają one mieć strukturę i format zgodny z zasadami szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów.

Jeszcze jakiś czas temu podatnicy nie wpisani do KRS mogli składać sprawozdania finansowe w elektronicznej formie nieustrukturyzowanej (dowolny plik możliwy do zapisania i odczytu za pomocą programu komputerowego, np. plik tekstowy, graficzny, mieszany). Do takich jednostek zaliczały się na przykład fundacje, stowarzyszenia i związki zawodowe. Od 1 stycznia 2022 również one mają obowiązek składać e-sprawozdania finansowe w formie ustrukturyzowanej, zgodnej z wytycznymi.

Jak złożyć e-sprawozdania finansowe do odpowiedniego urzędu – podpisy

Każdy z dokumentów, który zostanie przesłany do urzędów w formie elektronicznej wymaga odpowiedniego podpisu. e-Sprawozdanie finansowe ma być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Podpis kwalifikowany może być wydany na terenie Unii Europejskiej lub poza nią, jeśli jest zgodny z algorytmem XAdES.

Oprócz rocznego sprawozdania finansowego podpisuje się również uchwałę lub postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania oraz uchwałę o podziale zysków bądź pokryciu strat, które mogą być przesłane w formie skanów. Nie zapominajmy, że badanie biegłego rewidenta musi posiadać jego podpis kwalifikowany, aby był ważne.

Kto składa podpisy pod dokumentami? Elektroniczne sprawozdanie finansowe podpisują:

• kierownik jednostki,
• osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie może być podpisane przez wszystkie osoby, bądź przez co najmniej jedną uprawnioną do podpisu, wchodzącą w skład organu. W tym przypadku wszystkie pozostałe osoby muszą wcześniej podpisać pisemne oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, bądź pisemną odmowę złożenia takich oświadczeń.

Obowiązek złożenia rocznego sprawozdania finansowego – jak je wysłać online do KRS?

Wszystkie elementy sprawozdania finansowego, które składa się do KRS, powinny mieć formę jednego pliku XML, zawierającego bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową. Musi być on zgodny ze schematem XSD, który opisuje strukturę danych w sprawozdaniu. Aby mieć pewność, że plik XML jest zgodny z wytycznymi, można skorzystać z rządowych aplikacji walidacyjnych lub wykorzystać do tworzenia sprawozdań Aplikację e-Sprawozdania Finansowe.

Do złożenia sprawozdań finansowych i wszystkich pozostałych dokumentów (w tym uchwał) w KRS należy założyć konto na portalu eKRS.

Dokumenty mogą być dodane przez:

• Repozytorium Dokumentów Finansowych (wariant bezpłatny),
• system S24 (płatne).

Z pierwszego rozwiązania mogą skorzystać przedsiębiorcy wpisani do KRS, uprawnieni do reprezentowania firmy oraz posiadający numer PESEL ujawniony w KRS. Płatne zgłoszenie przez S24 składa się za pośrednictwem formularza Z30 i mogą z niego korzystać osoby, które są syndykiem, prokurentem lub zarządcą w postępowaniu likwidacyjnym firmy, których PESEL nie został ujawniony w KRS lub inni pełnomocnicy nie ujawnieni w KRS.

Po przygotowaniu wniosku do Repozytorium i załączeniu wszystkich niezbędnych plików formularz musi zostać podpisany podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym co najmniej przez jedną z osób uprawnionych do reprezentacji podmiotów. Po podpisaniu dokumentów należy zakończyć edycję i wysłać zgłoszenie.

Sprawozdania finansowe dla innych podatników – składanie formularza do KAS

Nieco inaczej muszą postąpić podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy prowadzą księgi rachunkowe, oraz podatnicy, będący osobami prawnymi, nie wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS. Takie podmioty składają elektroniczne sprawozdania finansowe do szefa Krajowej Administracji Skarbowej za pośrednictwem darmowej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe, dostępnej na stronie: podatki.gov.pl.

W tej aplikacji można wprowadzić, zapisać i zredagować dane sprawozdania finansowego oraz przygotować i podpisać dokument do przesłania do Szefa Krajowej Administracji razem ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami.

Warto pamiętać, że przy pomocy aplikacji nie da się bezpośrednio przesyłać dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

e-Sprawozdanie finansowe – obowiązki przedsiębiorcy a odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego

Terminowe składanie sprawozdania finansowego to jeden z ważniejszych obowiązków przedsiębiorcy. Należy przestrzegać wyznaczonych dat oraz składać dokumenty w wyznaczonym ku temu urzędzie. W innym razie kierownik jednostki może narazić się na poważne sankcje – grzywnę, a nawet karę pozbawienia wolności i rozwiązanie firmy.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.