window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'G-G3CHV68K99');

Znajdź swoje biuro księgowe oferujące usługi rachunkowe

 
 
 
 
Strona główna > Aktualności > Przechowywanie faktur w formie elektronicznej - jak to zrobić poprawnie?

Dodano 2022-05-09 (komentarzy 0)

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej - jak to zrobić poprawnie?

Wróć do listy artykułów
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej - jak to zrobić poprawnie?

Jeszcze kilka lat temu przechowywanie faktur w formie papierowej w firmie było najpopularniejszym rozwiązaniem. Obecnie, wraz z postępującą cyfryzacją, wiele osób zwraca się w stronę rozwiązań elektronicznych. Czy rzeczywiście jest to opłacalne?

W dzisiejszym artykule przeczytasz:

  • kiedy przechowywanie faktur elektronicznie jest dozwolone,

  • jakie są najważniejsze cechy faktur w formie elektronicznej,

  • jak zapewnić autentyczność pochodzenia faktur,

  • jak przechowywać faktury w formie elektronicznej,

  • czym jest e-faktura.

Przechowywanie faktur w formie elektronicznej – najważniejsze założenia

Faktura elektroniczna staje się obecnie dominującym typem dokumentów, w obliczu rosnącej potrzeby wykorzystania elektronicznej wymiany danych w obiegu wewnętrznym, między kontrahentami i urzędami.

Ustawa o VAT daje podatnikom dwie możliwości w kwestii zgodnego z przepisami przechowywania faktur VAT, w celu rozliczenia podatków, a do czasu upłynięcia terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Co ciekawe, ustawa przede wszystkim skupia się na zasadach wystawiania faktur. Znacznie mniej mówi na temat metod ich przechowywania.

Obowiązujące przepisy dopuszczają dwa sposoby archiwizacji dokumentacji:

  • w formie papierowej,

  • w formie elektronicznej.

Przedsiębiorca ma swobodę w wyborze preferowanej formy przechowywania faktur. Jeśli zdecyduje się na metodę elektroniczną, wówczas w razie kontroli musi spełnić kilka formalności.

Jak autentyczność pochodzenia, integralność treści faktury rozumie się w świetle przepisów?

Ustawa o VAT mówi wyraźnie, iż w razie kontroli skarbowej, przedsiębiorca musi określić autentyczność pochodzenia wszystkich faktur, znajdujących się w jego dokumentacji.

Poprzez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości, dokonującego dostawy towarów i usług lub wystawcy faktury.

Niezbędne jest do tego zapewnienie dwóch ważnych parametrów każdego dokumentu, jak:

  • czytelność faktury,

  • integralność treści faktury elektronicznej lub papierowej.

Co do czytelności faktury oraz zachowania jej integralności oznacza to, że dane na dokumentach nie mogą być poddawane jakimkolwiek zmianom. W odniesieniu do wersji elektronicznej przede wszystkim oznacza to zapisanie ich w formacie pozwalającym na bezproblemowy odczyt oraz uniemożliwiającym dokonywanie na nich zmian.

Przedsiębiorca może przechowywać wszystkie faktury w formie elektronicznej, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie i weryfikację zawartych w nich danych na potrzeby biznesowe lub podatkowe.

Czy można przechowywać faktury wyłącznie w formie elektronicznej i usunąć faktury papierowe?

Podatnicy są zobowiązani przechowywać ewidencje prowadzone w firmie, w tym faktury wystawione i otrzymane, przez okres pięciu lat, licząc od końca roku, następującego po roku, gdy wystąpiło dane zdarzenie, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia danego zobowiązania podatkowego.

Warto wspomnieć o tym, że istnieje możliwość przechowywania w wersji elektronicznej również faktur wystawionych papierowo. Potwierdzają to liczne interpretacje przepisów wydane przez Krajową Informację Skarbową. Takie działanie ułatwia archiwizację i nie stoi w sprzeczności z obowiązującym w naszym kraju prawem.

Jak przechowywać faktury elektroniczne?

W przypadku faktur elektronicznych istnieje spora dowolność w kwestii metod ich przechowywania. Archiwizacja może przebiegać w całości w formie cyfrowych (skany i wygenerowane pliki). Istnieje też opcja wydrukowania takich dokumentów lub stworzenia dokumentacji mieszanej – papierowo-elektronicznej.

Zawsze jednak należy pamiętać o tym, by przechowywane faktury były podzielone na okresy rozliczeniowe, co ułatwia dostęp i odszukanie potrzebnych informacji.

e-Faktura – co to takiego?

Od pierwszego stycznia 2022 zaczął funkcjonować nowy sposób wystawiania i przechowywania dokumentów (faktury wystawione i faktury otrzymane). To rządowe e-Faktury, z których już teraz mogą skorzystać przedsiębiorcy, szukający alternatyw dla elektronicznego wystawiania i archiwizacji dokumentów.

e-Faktura – definicja i korzyści dla przedsiębiorcy

Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które pozwala na tworzenie oraz przechowywanie faktur w bazie Ministerstwa Finansów. Wszystkie dokumenty mają ustrukturyzowaną formę, przez co łatwiej je wystawiać i znaleźć na nich wszystkie potrzebne informacje.

Co jeszcze zyskują przedsiębiorcy, decydujący się na skorzystanie z takiego rozwiązania? Tuż po wystawieniu, dokument od razu trafiają do adresata (jeśli też korzysta on z tego rozwiązania). Ułatwia to także cały proces archiwizacji, ponieważ wszystkie faktury cały czas znajdują się w bazie Ministerstwa, inaczej niż w przypadku faktur papierowych. Dzięki temu podatnik nie musi dostarczać na wezwanie urzędu JPK_FA.

Dodatkową korzyścią, która ma przekonać przedsiębiorców do przejścia na e-Faktury, jest krótszy czas oczekiwania na zwrot VAT dla osób korzystających z tego rozwiązania. Ma on wynosić nie 60 a 40 dni.

Pamiętajmy o tym, że o ile w 2022 roku e-Faktura jest systemem pilotażowym, to od następnego roku najpewniej będzie to rozwiązanie obowiązujące, pomagające Ministerstwu Finansów i Urzędowi Skarbowemu na uszczelnienie systemu podatkowego.

Elektroniczne faktury – wygoda i bezpieczeństwo

Przechowywanie faktur w wersji elektronicznej staje się coraz popularniejsze. To bowiem wygodna i bezpieczna forma, by zachować porządek w dokumentacji firmowej na potrzeby własne lub gdy pojawi się jakiejkolwiek kontrola.

Elektroniczne dokumenty krok w stronę cyfryzacji i wdrożenia wielu ułatwień, które coraz chętniej wykorzystuje również Ministerstwo Finansów. Najpewniej w niedługim czasie faktura elektroniczna stanie się główną opcją dla wszystkich przedsiębiorców.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.

 

Komentarze:

Aby dodać komentarz zaloguj się na swoje konto