Znajdź swoje biuro księgowe oferujące usługi rachunkowe

 
 
 
 
Strona główna > Aktualności > Księgowość internetowa – zalety i wady

Dodano 2020-08-25 (komentarzy 0)

Księgowość internetowa – zalety i wady

Wróć do listy artykułów
Księgowość internetowa – zalety i wady

Alternatywa dla księgowości powierzonej biurze rachunkowemu? Księgowość internetowa. Ten rodzaj usług zyskuje na popularności, i to nie tylko ze względu na niższe koszty w stosunku do tradycyjnie realizowanych zadań przez biura rachunkowe. Ta opcja powstała głównie z myślą o mikro i małych przedsiębiorcach. Ma wiele zalet, ale i kilka wad. Poznajmy je!

Usługi księgowe online – czym się wyróżniają

Usługi księgowe online to serwisy pozwalające na samodzielne prowadzenie księgowości. Przydają się tym przedsiębiorcom, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych bądź podatkiem liniowym. Systemy te są na tyle intuicyjne w obsłudze, że właściciele mikro i małych firm mogą zajmować się firmową księgowością bez delegowania zadań zewnętrznemu biurze rachunkowemu.

Główną zaletą takiego rozwiązania są oszczędności. W skali całego roku na tyle wysokie, że wielu najmniejszych przedsiębiorców, którzy w ciągu miesiąca rozliczają jedynie kilka faktur sprzedażowych i kosztowych, a do tego nie zatrudniają pracowników, decyduje się na poświęcenie czasu na samodzielnie prowadzenie księgowości w tej formie.

Internetowa księgowość – w zależności od systemu – pozwala na automatyczną obsługę faktur, przygotowywanie dokumentów, które należy wysłać do ZUS-u. Właściciel firmy jest w stanie na podstawie podanych danych wygenerować różnego rodzaju formularze, w tym rozliczenia PIT i VAT. Ma szansę na obsługę pliku JPK. Deklaracje można wydrukować i przesłać do właściwego urzędu bądź zrobić to drogą internetową.

Usługi księgowe online są ponadto dostępne przez całą dobę. O każdej porze dnia czy nocy, niezależnie od miejsca zamieszkania bądź pobytu, przedsiębiorca ma wgląd do swoich dokumentów. Może również skorzystać z porad specjalistów, na przykład za pomocą czatu.

Zalety księgowości internetowej

Pierwsza i najbardziej zauważalna zaleta tej alternatywy dla tradycyjnie prowadzonej księgowości, to ograniczenie kosztów związanych z jej obsługą. Poza tym wspomniana dostępność przez całą dobę. Wystarczy komputer i dostęp do Internetu, by korzystać z usług online.

Oferowane są rozmaite systemy księgowości internetowej, które przedsiębiorca jest w stanie dobrać do swoich potrzeb. Wybrane z nich oferują nie tylko obsługę podstawowych dokumentów, ale i zarządzanie systemem magazynowym czy dostępność modułów kadrowych. Spotyka się również te, które umożliwiają ewidencjonowanie i amortyzowanie środków trwałych. Jeden, ale rozbudowany program księgowy zapewnia zatem kompleksową obsługę, nie tylko dokumentów finansowych.

Ogromny atut to archiwizacja dokumentów. Przedsiębiorcy mogą liczyć na odzyskanie wszystkich plików w razie ich utraty, co jest znacznie trudniejsze, a czasami wręcz niemożliwe, gdy w grę wchodzi uszkodzenie lub zniszczenie dokumentów archiwizowanych w wersji papierowej.

Księgowość prowadzona online umożliwia niekiedy tworzenie baz danych. Jest tak skonstruowana, że automatycznie oblicza wysokość składek i zobowiązań podatkowych na podstawie wprowadzonych danych.

Do obsługi księgowości w tej formie wystarczy przeglądarka internetowa, choć niemała liczba dostawców udostępnia aplikacje na urządzenia mobilne, co oznacza jeszcze większą wygodę dla użytkowników. W większości serwisów przedsiębiorcy mogą także skorzystać z porad specjalistów, kontaktując się telefonicznie lub za pomocą wcześniej wspomnianego czatu.

Na rynku dostępne są systemy oferujące możliwość zintegrowania księgowości online, na przykład z prywatnym kalendarzem. Przedsiębiorcy mają zatem do dyspozycji jedno, ale dość kompleksowe narzędzie, dzięki któremu zarządzają finansami, zachowują porządek w dokumentach i terminowo realizują płatności oraz wysyłkę dokumentów do danych instytucji.

Wady księgowości online

Wada, którą trzeba wziąć pod uwagę to fakt, że to rozwiązanie nie sprawdzi się w przypadku większych firm, które zatrudniają wielu pracowników lub ich dokumentacja oraz forma prowadzenia działalności, są zdecydowanie bardziej złożone.

Choć przedsiębiorcy oszczędzają na kosztach, gdy stawiają na księgowość prowadzoną online, to nie zyskują na czasie. Muszą go bowiem poświęcić na wypełnianie formularzy, wprowadzanie danych, a także regularne zapoznawanie się z bieżącymi przepisami. W innym wypadku łatwo popełnić nawet niewielki błąd, który w ostatecznym rozrachunku przyniesie negatywne konsekwencje, nie tylko finansowe.

Usługi księgowe online wymagają skrupulatnego wpisywania danych, pilnowania, czy wszystko zostało dobrze wypełnione. Współpracując z biurem rachunkowym zyskuje się świadomość, że za ewentualne błędy to właśnie ono ponosi odpowiedzialność. Dobre biura rachunkowe posiadają dodatkowe zabezpieczenie w postaci ubezpieczenia OC, które jest przydatne dla obydwu stron ze sobą współpracujących. W przypadku księgowości internetowej przedsiębiorca sam ponosi odpowiedzialność za wszelkie błędy, nawet jeśli wynikają one z niedoskonałości systemu.

Jeśli przedsiębiorca potrzebuje skontaktować się ze specjalistą, poradzić w sprawie podatków, finansów czy w temacie księgowości, większość systemów pozwala na skorzystanie z takich usług. Część z nich jednak nie gwarantuje dostępności ekspertów o dowolnej porze. Ponadto pomoc w formie porady telefonicznej czy za pomocą czatu ogranicza się głównie do podstawowych zagadnień. Bardziej skomplikowane sprawy nie nadają się do rozwiązania tą drogą. I tak trzeba skorzystać z pomocy osoby zewnętrznej.

Czy opłaca się korzystać z internetowej księgowości?

Przedsiębiorcy muszą samodzielnie rozważyć, na czym najbardziej im zależy. Jeśli w grę wchodzą oszczędności, a firmowa księgowość ogranicza się do podstawowych zadań, do obsługi jest niewielka liczba dokumentów, do tego dokumenty dla maksymalnie kilku pracowników, to może być dogodne rozwiązanie.

Duże firmy, które potrzebują częstego kontaktu z ekspertami, zmagają się ze złożoną i liczną dokumentacją, a ponadto zatrudniają wielu pracowników, nie obejdą się bez profesjonalnej pomocy biura rachunkowego.

Internetowo prowadzona księgowość przynosi sporo korzyści, ale nie pozostaje wolna od wad. Jej zadaniem jest pomoc głównie małym przedsiębiorcom, ale nie powinna ona zastąpić rozsądku, dokładności, znajomości prawa podatkowego czy też umiejętności efektywnego zarządzania firmą.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.

 

Komentarze:

Aby dodać komentarz zaloguj się na swoje konto