window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments);} gtag('js', new Date()); gtag('config', 'G-G3CHV68K99');

Znajdź swoje biuro księgowe oferujące usługi rachunkowe

 
 
 
 
Strona główna > Aktualności > Jak rozliczyć kilometrówkę – używanie prywatnego samochodu osobowego w firmie

Dodano 2022-06-20 (komentarzy 0)

Jak rozliczyć kilometrówkę – używanie prywatnego samochodu osobowego w firmie

Wróć do listy artykułów
Jak rozliczyć kilometrówkę – używanie prywatnego samochodu osobowego w firmie

Używanie prywatnego samochodu w firmie nie jest niczym wyjątkowym. Warto jednak wiedzieć, że takie rozwiązanie wymaga dopełnienia pewnych formalności. Zalicza się do nich przede wszystkim kwestia ewidencji przebiegu pojazdów, czyli tak zwanej kilometrówki.

Z tego tekstu dowiesz się:

  • czym jest kilometrówka,

  • kiedy należy ją wypełniać,

  • jak prawidłowo przygotować i rozliczyć kilometrówkę.

Jak rozliczać kilometrówkę – czym jest ewidencja przebiegu pojazdów?

Niejednokrotnie zdarza się, że do zrealizowania obowiązków służbowych poza siedzibą firmy, zachodzi potrzeba wykorzystania samochodu osobowego lub innego środka transportu, który nie jest własnością pracodawcy.

Wówczas należy zadbać o wypełnienie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tak zwanej kilometrówki. Jest ona prowadzona przez pracodawcę, jeśli w firmie zachodzi konieczność używania prywatnego samochodu osobowego pracownika w celu dotarcia z siedziby lub wybrania się w delegację.

W ramach ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki) uwzględnia się również inne typy pojazdów, nie tylko prywatne samochody zatrudnionych osób. Według tych samych zasad należy notować liczbę faktycznie przejechanych kilometrów przy pojazdach, które nie figurują w ewidencji środków trwałych, lub takie, których używa się w ramach długoterminowego najmu. W tym ostatnim przypadku kilometrówka jest niezbędna, do odliczenia pełnego VAT od leasingu lub zakupionego auta. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy przedsiębiorca wykaże, że pojazd jest użytkowany wyłącznie do celów służbowych. Do tego właśnie służy kilometrówka.

Maksymalne wydatki firmowe na ewidencję przebiegu pojazdu – limit wydatków na kilometrówkę

Kilometrówka jest rozliczana zgodnie ze stawkami za kilometr przebiegu pojazdu, określonymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Są one różne dla różnych typów pojazdów. Stawki w ramach ewidencji przebiegu pojazdu w roku 2022 wynoszą:

  • dla motorowerów niebędących własnością pracodawcy – 0,1382 zł (za każdy kilometr przebiegu pojazdu),

  • dla motocykli – 0,2302 zł,

  • dla aut osobowych (pojemność silnika nie większa niż 900 cm3) – 0,5214 zł,

  • dla aut osobowych o pojemności skokowej silnika większej niż 900 cm3 – 0,8358 zł.

Równocześnie trzeba pamiętać, że przedsiębiorca jest zobowiązany do ponoszenia opłat wynikających z trasy, np. winiet, opłat postojowych lub autostradowych.

W przypadku ewidencji przebiegu pojazdu obowiązuje limit wydatków miesięcznych, które pracownik może pokonywać służbowo własnym samochodem. Określa się go na podstawie wielkości miejscowości, w której mieści się siedziba firmy. Dla miejscowości do 100 000 mieszkańców wynosi on 300 km. Od 100 000 do 500 000 mieszkańców – 500 km, a powyżej tej wartości – 700 km.

Jeśli limit zostanie przekroczony, nadwyżkę należy przenieść do rozliczenia na kolejny miesiąc. Jeśli taka sytuacja wystąpi na koniec roku podatkowego, wówczas trzeba ją wypłacić jako wynagrodzenie inne. Pracodawca powinien zatem dokładnie planować trasy przejazdów pracownika, na których wykorzystuje się prywatne samochody do celów służbowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu (samochodów, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy) – jak ją wypełnić?

Ewidencji przebiegu pojazdu nie jest specjalnie skomplikowanym dokumentem. Jest taka sama zarówno w przypadku użytkowania pojazdów prywatnych do celów służbowych przez pracownika, jak i przy samochodach w leasingu, od których przedsiębiorca odlicza 100% podatku VAT.

Co musi się na niej znaleźć? Konieczne jest zawarcie podstawowych informacji, jak:

  • dane pracownika i pracodawcy,

  • numer rejestracyjny pojazdu,

  • miejsce rozpoczęcia trasy i miejsce docelowe,

  • stan licznika przed podróżą służbową,

  • liczba przejechanych kilometrów,

  • ustawowa stawka za kilometr (w przypadku pracownika).

Dokument powinien zostać podpisany przez kierowcę, by można było uznać go za ważny.

Ewidencja przebiegu pojazdu a rozliczenia ryczałtowe

Wydatki związane z delegacjami lub użytkowaniem do celów służbowych samochodów osobowych prywatnych można również rozliczać w inny sposób – bez wypłat przyznawanych dopiero na podstawie kilometrówki. Taką opcją jest ryczałt.

Ustala się go na podstawie ustawowej stawki za kilometr i szacunkowej liczby kilometrów, które pokonuje w ciągu miesiąca pracownik. W przypadku zwolnienia lekarskiego lub urlopu kwota ryczałtu jest proporcjonalnie zmniejszana.

Rozliczenie ewidencji przebiegu pojazdów a kwestia kosztów podatkowych – podatki od podstawy i nadwyżka wydatków na kilometrówkę

Jeśli zachodzi używanie do celów służbowych samochodów osobowych prywatnych, niezmiernie istotna jest kwestia kosztów uzyskania przychodu i rozliczenia podatkowego.

Co do zasady, kilometrówka, ustalana na podstawie ustawowych stawek za kilometr, jest nieopodatkowana. Jeśli jednak z różnych powodów pracodawca zawarł wyższe stawki w układzie zbiorowym (np. przy delegacjach zagranicznych), wówczas wartość powyżej standardowej stawki uznaje się za przychód pracownika, a co za tym idzie, podlega ona standardowemu opodatkowaniu.

Pracownik w delegacji a kilometrówka – co warto wiedzieć o wykorzystaniu samochodu osobowego w firmie?

Ewidencji przebiegu pojazdu podczas podróży służbowej i wykonywania obowiązków poza siedzibą firmy nie jest procedurą specjalnie skomplikowaną. Często wykorzystuje się ją w mniejszych i większym przedsiębiorstwach.

Jeśli zatem w firmie wykorzystuje się samochody prywatne do celów służbowych, warto dokładnie poznać rozporządzenie w sprawie warunków ustalania i rozliczania kosztów z tym związanych, by zachować porządek w rachunkach firmowych, a także dopełnić wszystkich niezbędnych formalności, nie narażając się na sankcje ze strony urzędu.

Artykuł nie stanowi porady prawnej, ani nie jest opinią prawną.

 

Komentarze:

Aby dodać komentarz zaloguj się na swoje konto