Znajdź swoje biuro księgowe oferujące usługi rachunkowe

 
 
 
 
Strona główna > Aktualności > Czy faktura musi być podpisana? Krótki poradnik, co musi zawierać prawidłowa faktura VAT

Dodano 2020-06-30 (komentarzy 0)

Czy faktura musi być podpisana? Krótki poradnik, co musi zawierać prawidłowa faktura VAT

Wróć do listy artykułów
Czy faktura musi być podpisana? Krótki poradnik, co musi zawierać prawidłowa faktura VAT

Wiele osób, gdy dostaje do rąk fakturę, zaczyna się zastanawiać, czy faktura musi być podpisana przez osobę wystawiającą, czy też nie?

Budzi to wciąż sporo wątpliwości. Dlatego też postanowiliśmy dzisiejszy artykuł poświęcić na to, żeby pokazać, co tak naprawdę musi się znaleźć na dokumencie i czy faktycznie podpis na fakturze jest czymś obowiązkowym.

Jeśli zatem potrzebujecie poszerzyć swoją wiedzę lub rozwiać obawy na temat tego, czy faktura musi być podpisana czy nie, zachęcamy do lektury.

Podstawowe informacje na temat wystawiania faktur

Głównym dokumentem, który potwierdza sprzedaż towaru lub wykonanie usługi, jest faktura VAT. Może być ona wystawiona wyłącznie przez przedsiębiorcę, a jej odbiorcą mogą być już inne firmy albo osoby prywatne.

Od 2014 roku obowiązkiem wystawiania faktur objęto również działalności gospodarcze zwolnione z VAT. Wcześniej w tego typu podmiotach posługiwano się rachunkami.

Kiedy należy wystawiać faktury? Ogólne zasady głoszą, że przedsiębiorca ma wystawić fakturę w terminie do 15 dni od końca miesiąca sprzedaży lub dokonania wpłaty (całościowej lub częściowej) przez nabywcę.

W niektórych przypadkach przedsiębiorcy decydują się również na wystawienie faktury przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. Data na dokumencie nie może być jednak wcześniejsza niż 30 dni przed sprzedażą lub ustalonym terminem płatności.

Czy faktura bez podpisu jest ważna?

Faktury wystawia się najczęściej w specjalnych programach do fakturowania (offline lub online). Ich funkcjonalności i strona wizualna potrafią mocno się między sobą różnić. Trzeba jednak zwrócić uwagę na to, żeby znalazły się na dokumencie wszystkie kluczowe elementy.

W tym miejscu możemy powtórzyć początkowe pytanie: „czy na fakturze musi być podpis?”. Przepisy prawa jednoznacznie stwierdzają, że nie jest to element konieczny. Regulacja ta obowiązuje już od roku 2004, czyli od momentu przystąpienia do Unii Europejskiej, gdy przyjęliśmy wspólnotowe normy prawne.

Warto jednak zauważyć, że faktura podpisana i opieczętowana przez podatnika, często bywa lepiej postrzegana przez nabywców, którzy traktują ją niejednokrotnie jako bardziej wiarygodną.

Oznacza to zatem, że faktura bez podpisu jest tak samo ważna, jak ta, na której pojawia się podpis oraz pieczęć osoby wystawiającej.

Musi się na niej jednak znaleźć szereg innych elementów, wpływających na poprawność dokumentu. Dopuszczalną formę faktury określa ustawa o VAT.

Co musi się znaleźć na fakturze VAT?

Skoro wiemy już, że podpis na fakturze nie jest wymagany, warto poznać elementy, które są na niej niezbędne. Jak już wspomnieliśmy reguluje to ustawa o VAT, a dokładniej artykuł 106e.

Znajdziemy w nim informacje, że na prawidłowo wystawiona faktura musi zawierać:

  • nazwa dokumentu (np. faktura VAT, faktura VAT marża)
  • datę wystawienia,
  • datę dokonania dostawy lub realizacji usługi,
  • numerację (kolejny numer w numeracji ciągłej, pozwalający na jednoznaczną identyfikację dokumentu),
  • imiona i nazwisko lub nazwę, numer identyfikujący podmiot wystawiający oraz imiona i nazwisko oraz numer identyfikujący nabywcę,
  • adresy obu stron transakcji,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • ilość lub jednostkę towaru lub usługi,
  • wartość towaru lub usługi netto,
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto z przejrzystym podziałem na wartości poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaż nie objętą podatkiem,
  • kwotę ogółem do zapłaty.

Warto oczywiście wprowadzić na fakturze również dodatkowe elementy, potwierdzające ustalenia między stronami, jak na przykład termin zapłaty, sposób płatności lub numer konta. Bez nich faktura jest ważna, jednak realizacja postanowień może powodować niepotrzebne nieporozumienia.

Większość programów do fakturowania zazwyczaj automatycznie umieszcza wszystkie wyżej opisane elementy, warto jednak zwrócić uwagę na to, czy na pewno wszystkie niezbędne informacje zostały poprawnie umieszczone na fakturze. W innym razie dokument będzie nieważny.

Czy na fakturze musi być podpis?

Faktura VAT to typ dokumentu wystawianego przez przedsiębiorców każdego dnia. Ma ona olbrzymie znaczenie. Dlatego trzeba dokładnie znać jej budowę oraz obowiązujące przepisy, które regulują, co na fakturze musi się znaleźć.

Choć faktura bez podpisu jest równie ważna jak faktura podpisana, to warto zwracać baczną uwagę na to, czy na pewno znalazły się na niej wszystkie inne wymienione powyżej elementy, bez których nie można mówić o tym, że faktura VAT została prawidłowo wystawiona.

 

Komentarze:

Aby dodać komentarz zaloguj się na swoje konto